Übersetzung und technische Doku: ein Case, der sogar im vorsichtigen Fall trägt

Steckbrief
Branche	Maschinenbau, exportorientiert
Größe	rund 550 Mitarbeitende
Use-Case	KI-gestützte Übersetzung und Nachbearbeitung technischer Dokumentation
Einmalkosten	54.000 Euro
Laufende Kosten (erwartet)	21.000 Euro pro Jahr
Amortisation (erwartet)	rund 17 Monate
Barwert 3 Jahre (erwartet)	71.420 Euro

Diese Rechnung ist eine typisierte Modellrechnung nach Arbeitshilfe C. Es gibt kein reales Unternehmen hinter diesem Case. Nutzen Sie die Werte als Startpunkt und rechnen Sie mit Ihren eigenen Größen im ROI-Rechner (/roi-rechner/) nach.

Ausgangslage und Baseline

Ein Maschinenbauer mit rund 550 Mitarbeitenden liefert in 23 Länder. Die Exportquote liegt bei 78 Prozent. Jede Maschine braucht Betriebsanleitung, Wartungsdoku und Konformitätsunterlagen in der Landessprache. Die technische Redaktion mit vier Personen koordiniert bislang externe Übersetzungsbüros und prüft deren Ergebnisse nach.

Das KI-System übersetzt vor, gestützt auf eine gepflegte Terminologie-Datenbank. Die Redaktion prüft und korrigiert nur noch. Die Baseline stammt aus dem Redaktionssystem und der Zeiterfassung, erhoben über zwölf Wochen vor dem Start.

Größe	Wert	Quelle
Doku-Seiten mit Übersetzungsbedarf pro Jahr	8.400	Redaktionssystem, Vollerhebung
Zielsprachen	11	Redaktionssystem
Nachbearbeitung je Seite	22 Minuten	Zeiterfassung, Stichprobe 350 Seiten
Externe Übersetzungskosten	61.000 Euro pro Jahr	Kreditorenbuchhaltung
Interner Vollkostensatz Redaktion	62 Euro je Stunde	Controlling
Verzugsfälle wegen fehlender Doku	6 pro Jahr	Versandprotokoll Auftragszentrum

Der Rechenweg

Nach einem halben Jahr Betrieb zeigt der bereinigte Vorher-Nachher-Vergleich drei Wirkungen.

Kosten. Die Ausgaben für externe Büros sinken von 61.000 auf 23.000 Euro pro Jahr. Nur noch sicherheitskritische Kapitel gehen an Fachübersetzer. Die Differenz von 38.000 Euro ist kassenwirksam und voll anrechenbar.

Kapazität. Die Nachbearbeitung sinkt von 22 auf 12 Minuten je Seite. 8.400 Seiten × 10 Minuten ergeben 84.000 Minuten, also 1.400 Stunden. Bewertet mit 62 Euro: 86.800 Euro brutto pro Jahr. Die Umsetzungsquote liegt erwartet bei 50 Prozent. Die Redaktion übernimmt mit der frei werdenden Zeit die bislang liegen gebliebene Ersatzteil-Doku.

Durchlaufzeit. Sechsmal pro Jahr verzögerte fehlende Landessprachen-Doku bisher die Auslieferung. Je Fall entstanden rund 3.000 Euro an Vertragsstrafen und Standkosten, zusammen 18.000 Euro brutto. Umsetzungsquote erwartet 60 Prozent, weil nicht jeder Verzug allein an der Doku hing.

Parallel lief wenig: Die Terminologiearbeit gehört zum Projekt selbst. Der Zurechnungsanteil liegt deshalb erwartet bei 80 Prozent, vorsichtig bei 65, optimistisch bei 90 Prozent.

json
{
"modell": {
"zurechnung": {"vorsichtig": 65, "erwartet": 80, "optimistisch": 90},
"treiber": [
{"id": "kosten", "label": "Kosten (kassenwirksam)", "brutto": 38000, "voll": true, "weich": false, "umsetzung": {"vorsichtig": 100, "erwartet": 100, "optimistisch": 100}},
{"id": "kapazitaet", "label": "Kapazität", "brutto": 86800, "voll": false, "weich": false, "umsetzung": {"vorsichtig": 30, "erwartet": 50, "optimistisch": 70}},
{"id": "durchlauf", "label": "Durchlaufzeit", "brutto": 18000, "voll": false, "weich": false, "umsetzung": {"vorsichtig": 40, "erwartet": 60, "optimistisch": 75}}
],
"einmalkosten": 54000,
"laufend": {"vorsichtig": 26000, "erwartet": 21000, "optimistisch": 18000},
"anlauffaktor": 60,
"zins": 8
},
"ergebnis": {
"vorsichtig": {"nutzen": 59606, "nFull": 33606, "amortMonate": 28, "npv": 10530},
"erwartet": {"nutzen": 81360, "nFull": 60360, "amortMonate": 17, "npv": 71420},
"optimistisch": {"nutzen": 104834, "nFull": 86834, "amortMonate": 7, "npv": 169780}
}
}

Im erwarteten Fall beträgt der anrechenbare Nutzen 81.360 Euro pro Jahr. Nach Abzug der laufenden Kosten von 21.000 Euro bleiben 60.360 Euro Nettonutzen ab dem zweiten Jahr. Das erste Jahr bringt mit Anlauffaktor 60 Prozent netto 27.816 Euro. Die Amortisation liegt bei rund 17 Monaten. Der Barwert über drei Jahre beträgt 71.420 Euro bei 8 Prozent Abzinsung.

Die drei Szenarien

Kennzahl	vorsichtig	erwartet	optimistisch
Anrechenbarer Nutzen pro Jahr	59.606 €	81.360 €	104.834 €
Nettonutzen Jahr 1 (mit Anlauf)	9.764 €	27.816 €	86.834 €
Nettonutzen voll (Jahr 2 und 3)	33.606 €	60.360 €	86.834 €
Amortisation	rund 28 Monate	rund 17 Monate	rund 7 Monate
Barwert 3 Jahre (8 %)	10.530 €	71.420 €	169.780 €

Kipp-Punkt

Der große Anteil kassenwirksamer Kosten macht den Case robust. Die kritischste Annahme ist der Zurechnungsanteil. Er kippt den erwarteten Fall erst unter rund 20 Prozent, angesetzt sind 80. Die Umsetzungsquote der Kapazität kippt erst unter rund 3 Prozent. Die laufenden Kosten kippen erst über rund 48.713 Euro pro Jahr. Das ist mehr als das Doppelte des Ansatzes. Nachgemessen wird trotzdem: Die Kreditorenbuchhaltung weist die externe Übersetzungsrechnung quartalsweise gegen die Baseline aus.

Lesart für das Gremium

Der Case trägt in allen drei Fällen. Auch der vorsichtige bleibt mit 10.530 Euro Barwert positiv. Der Grund ist die Struktur des Nutzens. Fast die Hälfte ist eine kassenwirksame, bereits gekündigte Ausgabe, kein weicher Zeiteffekt. Solche Fälle sind selten und gehören priorisiert. Die eine Steuerungsaufgabe: die Restqualität der sicherheitskritischen Kapitel halten. Eine fehlerhaft übersetzte Warnung wäre ein Produkthaftungsrisiko, das den ganzen Nutzen übersteigt. Die Redaktion führt dazu eine dokumentierte Stichprobenprüfung je Sprache und Quartal.

Übertragbarkeit

Das Entscheider-Briefing

Ein Briefing pro Woche: Entscheidungsfragen, eingeordnete Zahlen und Fristen. Ihre Adresse geben wir nicht weiter.

Website

E-Mail-Adresse

Briefing abonnieren

Ich möchte das Briefing per E-Mail erhalten und kann die Einwilligung jederzeit widerrufen. Die Datenschutzerklärung habe ich gelesen.

Sie erhalten zuerst eine E-Mail mit einem Bestätigungslink. Erst nach dem Klick nehmen wir Sie auf. Abmeldung mit einem Klick in jeder Ausgabe.