Ausschreibungsprüfung am Bau: 12.131 Euro Barwert. Der Umsatzeffekt bleibt außen vor

Steckbrief
Branche	Bauunternehmen (Hoch- und Ingenieurbau)
Größe	rund 1.300 Mitarbeitende
Use-Case	KI-gestützte Prüfung von Ausschreibungen und Lastenheften
Einmalkosten	78.000 Euro
Laufende Kosten (erwartet)	34.000 Euro pro Jahr
Amortisation (erwartet)	rund 28 Monate
Barwert 3 Jahre (erwartet)	12.131 Euro

Typisierte Modellrechnung nach der Methodik der Arbeitshilfe C. Hinter diesem Case steht kein reales Unternehmen. Verwenden Sie die Werte als Startpunkt und rechnen Sie im ROI-Rechner (/roi-rechner/) mit Ihren eigenen Größen.

Ausgangslage und Baseline

Ein Bauunternehmen mit rund 1.300 Mitarbeitenden prüft jährlich 420 Ausschreibungen und Lastenhefte. Die Kalkulationsabteilung sichtet je Vorgang Hunderte Seiten: Leistungsverzeichnisse, Vertragsbedingungen, technische Anlagen. Das KI-System extrahiert Fristen, Pönalen und Risikoklauseln. Es gleicht sie mit einer internen Prüfliste ab und markiert Abweichungen. Die Kalkulatoren entscheiden weiterhin selbst, was angeboten wird.

Die Baseline wurde über ein Quartal vor dem Start erhoben und eingefroren.

Größe	Wert	Quelle
Geprüfte Ausschreibungen pro Jahr	420	Angebotsregister Kalkulation
Erstprüfung je Ausschreibung	14 Stunden	Zeiterfassung, Stichprobe 80 Vorgänge
Interner Vollkostensatz Kalkulation	68 Euro je Stunde	Controlling
Verluste aus übersehenen Risikoklauseln	5 Fälle, zusammen 152.000 Euro	Claim-Historie der letzten 24 Monate, halbiert auf ein Jahr
Zuschlagsquote	5 Prozent	Angebotsregister

Der Rechenweg

Kapazität. Die Erstprüfung sinkt von 14 auf 9 Stunden je Ausschreibung, also 5 Stunden Ersparnis. 420 Vorgänge × 5 Stunden ergeben 2.100 Stunden pro Jahr. Bewertet mit 68 Euro: 142.800 Euro brutto. Umsetzungsquote erwartet 50 Prozent; die frei werdende Zeit fließt teils in tiefere Prüfung statt in mehr Durchsatz.

Qualität und Risiko. Die Claim-Historie zeigt im Schnitt Verluste von 76.000 Euro pro Jahr aus übersehenen Risikoklauseln. Die systematische Markierung soll davon zwei typische Fälle je 30.000 Euro vermeiden: brutto 60.000 Euro pro Jahr. Umsetzungsquote erwartet 60 Prozent, weil vermiedene Schäden nie vollständig belegbar sind.

Umsatz, nachrichtlich. Mit der gewonnenen Kapazität könnten rund 60 zusätzliche Ausschreibungen geprüft und angeboten werden. Bei 5 Prozent Zuschlagsquote wären das 3 Aufträge mit je rund 30.000 Euro Deckungsbeitrag. Brutto sind das 90.000 Euro. Ohne Kontrollgruppe bleibt dieser Effekt weich. Er wird nachrichtlich ausgewiesen und zählt nicht in der Kernzahl. Der Fall muss ohne ihn tragen.

Parallel wurde die Prüfliste selbst überarbeitet. Der Zurechnungsanteil liegt erwartet bei 75 Prozent, vorsichtig bei 60, optimistisch bei 85 Prozent.

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"einmalkosten": 78000,
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Der erwartete Fall bringt 80.550 Euro anrechenbaren Nutzen pro Jahr. Nach Abzug der laufenden Kosten von 34.000 Euro bleiben 46.550 Euro Nettonutzen ab dem zweiten Jahr. Das erste Jahr trägt 14.330 Euro. Die Amortisation dauert rund 28 Monate. Der Barwert über drei Jahre liegt bei 12.131 Euro. Der nachrichtliche Umsatzeffekt käme erwartet mit 47.250 Euro pro Jahr obendrauf. Er bleibt aber außerhalb der Kernzahl. Der vorsichtige Fall ist mit −97.740 Euro Barwert deutlich negativ.

Die drei Szenarien

Kennzahl	vorsichtig	erwartet	optimistisch
Anrechenbarer Nutzen pro Jahr	40.104 €	80.550 €	123.216 €
Nettonutzen Jahr 1 (mit Anlauf)	−17.938 €	14.330 €	94.216 €
Nettonutzen voll (Jahr 2 und 3)	−1.896 €	46.550 €	94.216 €
Amortisation	nicht in 3 Jahren	rund 28 Monate	rund 10 Monate
Barwert 3 Jahre (8 %)	−97.740 €	12.131 €	164.804 €
Umsatzeffekt pro Jahr (nachrichtlich)	27.000 €	47.250 €	65.025 €

Kipp-Punkt

Der Sicherheitsabstand ist überall klein. Kritischste Annahme ist der Zurechnungsanteil. Er kippt den erwarteten Fall unter rund 70 Prozent, angesetzt sind 75. Das sind nur rund 7 Prozent Abstand. Die Umsetzungsquote der Kapazität kippt unter rund 45 Prozent bei angesetzten 50. Die laufenden Kosten kippen über rund 38.707 Euro pro Jahr. Nachgemessen wird zweifach. Die Kalkulationsleitung erfasst die Prüfzeit je Vorgang quartalsweise weiter. Die Rechtsabteilung führt das Register vermiedener Risikoklauseln mit Fallbewertung.

Lesart für das Gremium

Der Case trägt knapp. Er steht und fällt mit zwei schwer belegbaren Größen: der Zurechnung und den vermiedenen Claim-Verlusten. Der eigentliche strategische Reiz sind mehr Angebote und mehr Aufträge. Dieser Effekt steht bewusst nicht in der Kernzahl, weil er ohne Kontrollgruppe nicht belastbar ist. Die eine Steuerungsaufgabe: den Umsatzeffekt nach zwölf Monaten per gestaffelter Einführung über zwei Niederlassungen nachmessen. Bestätigt er sich, wird der Case neu gerechnet und trägt dann deutlich.

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