Recruiting-Vorprüfung: 14.474 Euro Barwert, und ein vorsichtiger Fall tief im Minus

Steckbrief
Branche	Pflege- und Dienstleistungsgruppe, 60 Standorte
Größe	rund 1.800 Mitarbeitende
Use-Case	KI-gestützte Vorprüfung und Aufbereitung eingehender Bewerbungen
Einmalkosten	72.000 Euro
Laufende Kosten (erwartet)	40.000 Euro pro Jahr
Amortisation (erwartet)	rund 28 Monate
Barwert 3 Jahre (erwartet)	14.474 Euro

Typisierte Modellrechnung nach der Methodik der Arbeitshilfe C, kein reales Unternehmen. Die Werte sind ein Startpunkt für die eigene Rechnung im ROI-Rechner (/roi-rechner/), keine Ergebniszusage.

Ausgangslage und Baseline

Eine Pflege- und Dienstleistungsgruppe mit rund 1.800 Mitarbeitenden besetzt jedes Jahr mehrere Hundert Stellen. Die Fluktuation ist branchentypisch hoch. Bewerbungen laufen an 60 Standorten dezentral ein, oft unvollständig und in jedem Format. Das KI-System liest Unterlagen aus und prüft Pflichtangaben wie Berufsurkunden. Es bereitet ein einheitliches Profil für die Standortleitung auf. Die Auswahlentscheidung bleibt beim Menschen.

Ein rechtlicher Punkt gehört vorab auf den Tisch. KI-Systeme in der Personalauswahl fallen unter Anhang III des EU AI Act, Bereich Beschäftigung. Sie gelten damit als Hochrisiko-Anwendung. Nach dem Digital Omnibus greifen die Anhang-III-Pflichten voraussichtlich ab dem 2. Dezember 2027. Das Amtsblatt steht noch aus. Diese Rechnung setzt die Pflichten trotzdem von Beginn an in den Kosten an: menschliche Aufsicht, Dokumentation, jährliche Prüfung auf Verzerrungen. Das ist Orientierung, keine Rechtsberatung.

Größe	Wert	Quelle
Bewerbungen pro Jahr	18.000	Bewerbermanagementsystem, Vollerhebung
Bewerbungen je Standort und Jahr	rund 300	Bewerbermanagementsystem
Vorprüfung und Aufbereitung je Bewerbung	16 Minuten	Zeiterfassung HR, Stichprobe 500 Fälle
Interner Vollkostensatz HR	48 Euro je Stunde	Controlling
Externes Parsing- und Multiposting-Paket	16.000 Euro pro Jahr	Vertrag, Kreditorenbuchhaltung
Zeitarbeitstage wegen offener Stellen	4.600 pro Jahr	Dienstplansystem, Personalcontrolling

Der Rechenweg

Kapazität. Die Vorprüfung sinkt von 16 auf 6 Minuten je Bewerbung, also 10 Minuten Ersparnis. 18.000 Bewerbungen × 10 Minuten ergeben 180.000 Minuten oder 3.000 Stunden. Bewertet mit 48 Euro: 144.000 Euro brutto pro Jahr. Die Umsetzungsquote ist mit erwartet 55 Prozent angesetzt, bewusst zurückhaltend. Der Effekt verteilt sich auf 60 Standorte mit je rund 300 Bewerbungen. Fünf gesparte Stunden pro Standort und Monat lassen sich kaum in eine Personalentscheidung übersetzen.

Kosten. Das externe Parsing- und Multiposting-Paket wurde gekündigt: 16.000 Euro pro Jahr, kassenwirksam und voll anrechenbar.

Durchlaufzeit. Schnellere Rückmeldung verkürzt die Besetzungsdauer. Das Personalcontrolling rechnet mit 700 vermiedenen Zeitarbeitstagen × 40 Euro Mehrkosten je Tag, brutto 28.000 Euro. Umsetzungsquote erwartet 50 Prozent, weil die Besetzungsdauer von vielen Faktoren abhängt.

Parallel wurde die Karriereseite überarbeitet. Der Zurechnungsanteil liegt deshalb erwartet bei 75 Prozent, vorsichtig bei 60, optimistisch bei 85 Prozent. Die Einmalkosten von 72.000 Euro decken Aufbau und Integration. Sie enthalten auch Grundrechteprüfung, Datenschutz-Folgenabschätzung und die Konformitätsdokumentation. Die laufenden Kosten von erwartet 40.000 Euro tragen die Compliance-Last dauerhaft mit. Dazu zählen Aufsichtsprozesse, jährliche Bias-Prüfung und Protokollierung.

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Der erwartete Fall bringt 85.900 Euro anrechenbaren Nutzen pro Jahr. Nach Abzug der laufenden Kosten bleiben 45.900 Euro Nettonutzen ab dem zweiten Jahr. Das erste Jahr trägt mit Anlauffaktor nur 11.540 Euro. Die Amortisation dauert rund 28 Monate. Der Barwert über drei Jahre liegt bei 14.474 Euro. Der vorsichtige Fall kippt deutlich: Der Nettonutzen wird mit −1.040 Euro pro Jahr negativ, der Barwert fällt auf −92.073 Euro.

Die drei Szenarien

Kennzahl	vorsichtig	erwartet	optimistisch
Anrechenbarer Nutzen pro Jahr	46.960 €	85.900 €	118.340 €
Nettonutzen Jahr 1 (mit Anlauf)	−19.824 €	11.540 €	83.340 €
Nettonutzen voll (Jahr 2 und 3)	−1.040 €	45.900 €	83.340 €
Amortisation	nicht in 3 Jahren	rund 28 Monate	rund 10 Monate
Barwert 3 Jahre (8 %)	−92.073 €	14.474 €	142.775 €

Kipp-Punkt

Alle drei Kipp-Punkte liegen nah am Ansatz. Der Zurechnungsanteil kippt den erwarteten Fall unter rund 68 Prozent, angesetzt sind 75. Der Abstand beträgt nur rund 9 Prozent. Die Umsetzungsquote der Kapazität kippt unter rund 49 Prozent bei angesetzten 55. Die laufenden Kosten kippen über rund 45.616 Euro pro Jahr. Die Compliance-Pflichten dürfen also kaum teurer werden als kalkuliert. Nachmessen muss das Personalcontrolling. Es braucht die Zeiterfassung der HR-Teams an zehn Referenzstandorten. Dazu kommt ein Quartalsbericht zur tatsächlichen Compliance-Last.

Lesart für das Gremium

Der Case trägt knapp, und nur im erwarteten Fall. Der vorsichtige Fall liegt tief im Minus. Das Volumen je Standort ist klein, die Hochrisiko-Compliance kostet dauerhaft Geld. Das ist keine Absage, aber eine Freigabe mit Auflage. Die eine Steuerungsaufgabe: an zehn Referenzstandorten nachweisen, dass die frei werdende HR-Zeit in schnellere Besetzung fließt. Bleibt die Umsetzungsquote unter 49 Prozent, wird gestoppt. Die übrigen 50 Standorte werden dann nicht angebunden.

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