Übersetzung und technische Doku: ein Case, der sogar im vorsichtigen Fall trägt
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Business-Case
Onboarding-Assistent: ein ehrlicher Fall, der nicht trägt. Barwert -58.291 Euro
Ein Logistikdienstleister mit rund 650 Mitarbeitenden stellt jedes Jahr 380 Personen neu ein. Der Grund ist hohe Fluktuation im gewerblichen Bereich. Neue Kräfte fragen in den ersten Wochen vieles: Dienstplan-Zugang, Arbeitskleidung, Zuschlagsregeln, Ansprechpartner. Ein KI-Assistent soll diese Standardfragen rund um d
| Steckbrief | |
|---|---|
| Branche | Logistikdienstleister (Stückgut und Kontraktlogistik) |
| Größe | rund 650 Mitarbeitende |
| Use-Case | KI-Assistent für Rückfragen neuer Mitarbeitender im Onboarding |
| Einmalkosten | 38.000 Euro |
| Laufende Kosten (erwartet) | 16.000 Euro pro Jahr |
| Amortisation (erwartet) | nicht in 3 Jahren |
| Barwert 3 Jahre (erwartet) | -58.291 Euro |
Typisierte Modellrechnung nach der Methodik der Arbeitshilfe C, kein reales Unternehmen. Dieser Case wird bewusst veröffentlicht, obwohl er nicht trägt: Er zeigt, wie eine ehrliche Rechnung ein sympathisches Vorhaben stoppt. Rechnen Sie Ihre Variante im ROI-Rechner (/roi-rechner/) nach.
Ausgangslage und Baseline
Ein Logistikdienstleister mit rund 650 Mitarbeitenden stellt jedes Jahr 380 Personen neu ein. Der Grund ist hohe Fluktuation im gewerblichen Bereich. Neue Kräfte fragen in den ersten Wochen vieles: Dienstplan-Zugang, Arbeitskleidung, Zuschlagsregeln, Ansprechpartner. Ein KI-Assistent soll diese Standardfragen rund um die Uhr beantworten, gespeist aus HR-Dokumenten und Standortinformationen.
Die Idee ist beliebt, im Haus wie bei Anbietern. Die Baseline zeigt jedoch früh, dass der adressierte Aufwand klein ist.
| Größe | Wert | Quelle |
|---|---|---|
| Eintritte pro Jahr | 380 | Personalsystem, Vollerhebung |
| HR-Aufwand für Standard-Rückfragen je Eintritt | 45 Minuten | Zeiterfassung HR, Stichprobe 4 Wochen |
| Wartezeit neuer Kräfte auf Antworten (erste Woche) | 1,5 Stunden je Eintritt | Befragung Standortleitungen, konservativ gerundet |
| Interner Vollkostensatz HR | 52 Euro je Stunde | Controlling |
| Produktivitätswert je Stunde in der Anlernphase | 21 Euro | Controlling, bewusst unter Vollkosten |
Der Rechenweg
Kapazität. Der Assistent nimmt HR rund 45 Minuten Rückfragen je Eintritt ab. 380 Eintritte × 45 Minuten ergeben 285 Stunden pro Jahr. Bewertet mit 52 Euro: 14.820 Euro brutto. Umsetzungsquote erwartet 45 Prozent. Denn 285 über das Jahr verteilte Stunden lassen sich kaum in eine Kapazitätsentscheidung übersetzen.
Durchlaufzeit. Neue Kräfte warten seltener auf Antworten und Freigaben. 380 Eintritte × 1,5 Stunden, bewertet mit dem vorsichtigen Anlernphasen-Wert von 21 Euro: brutto 11.970 Euro pro Jahr. Umsetzungsquote erwartet 50 Prozent.
Mehr gibt der Fall nicht her. Es fällt keine externe Ausgabe weg. Ein Effekt auf die Frühfluktuation wäre denkbar, ist aber ohne Kontrollgruppe reine Hoffnung und bleibt draußen. Der Zurechnungsanteil liegt erwartet bei 75 Prozent. Die Einmalkosten von 38.000 Euro decken Aufbau, Anbindung und die Erstaufbereitung der Inhalte. Die laufenden Kosten von erwartet 16.000 Euro sind der eigentliche Gegner. Sie decken Lizenz, Betrieb und vor allem die ständige Inhaltspflege. Ansprechpartner, Formulare und Standortregeln veralten schnell.
json
{
"modell": {
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"treiber": [
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],
"einmalkosten": 38000,
"laufend": {"vorsichtig": 19000, "erwartet": 16000, "optimistisch": 13000},
"anlauffaktor": 60,
"zins": 8
},
"ergebnis": {
"vorsichtig": {"nutzen": 4378, "nFull": -14622, "amortMonate": null, "npv": -77305},
"erwartet": {"nutzen": 9491, "nFull": -6509, "amortMonate": null, "npv": -58291},
"optimistisch": {"nutzen": 15310, "nFull": 2310, "amortMonate": null, "npv": -32046}
}
}
Das Ergebnis ist eindeutig. Der anrechenbare Nutzen erreicht im erwarteten Fall 9.491 Euro pro Jahr. Die laufenden Kosten von 16.000 Euro liegen darüber. Der Nettonutzen ist mit -6.509 Euro pro Jahr dauerhaft negativ. Eine Amortisation findet nie statt. Der Barwert über drei Jahre beträgt -58.291 Euro. Selbst der optimistische Fall bleibt mit −32.046 Euro Barwert negativ, weil die Einmalkosten nie zurückverdient werden.
Die drei Szenarien
| Kennzahl | vorsichtig | erwartet | optimistisch |
|---|---|---|---|
| Anrechenbarer Nutzen pro Jahr | 4.378 € | 9.491 € | 15.310 € |
| Nettonutzen Jahr 1 (mit Anlauf) | −16.373 € | −10.306 € | 2.310 € |
| Nettonutzen voll (Jahr 2 und 3) | −14.622 € | −6.509 € | 2.310 € |
| Amortisation | nicht in 3 Jahren | nicht in 3 Jahren | nicht in 3 Jahren |
| Barwert 3 Jahre (8 %) | −77.305 € | −58.291 € | −32.046 € |
Kipp-Punkt
Bei diesem Case gibt es keinen erreichbaren Kipp-Punkt im üblichen Sinn. Keine einzelne Annahme kann ihn retten. Die Umsetzungsquote der Kapazität müsste rechnerisch auf rund 283 Prozent steigen, ein unmöglicher Wert. Selbst bei laufenden Kosten von null bliebe der Barwert bei rund −17.057 Euro negativ. Eine Gegenrechnung mit skaliertem Modell zeigt die nötige Größenordnung. Der Bruttoeffekt müsste auf rund das 3,8-Fache wachsen. Erst rund 36.000 Euro anrechenbarer Nutzen pro Jahr bringen den erwarteten Fall auf null. Das hieße konkret: deutlich mehr Eintritte, ein breiterer Aufgabenzuschnitt oder beides. Wer das prüfen will, misst den Bedarf über Eintritte hinaus nach. Trägt der Assistent auch Bestandsmitarbeitende und weitere HR-Prozesse, wird neu gerechnet.
Lesart für das Gremium
Dieser Case trägt nicht, in keinem der drei Fälle. Die Empfehlung lautet: nicht freigeben. Der adressierte Aufwand ist mit 285 HR-Stunden pro Jahr schlicht zu klein. Die laufende Inhaltspflege frisst den Nutzen dauerhaft auf. Das Vorhaben gehört zurückgestellt oder neu zugeschnitten. Denkbar wäre ein Wissensassistent für alle 650 Mitarbeitenden statt nur für Eintritte. Die eine Steuerungsaufgabe: den neuen Zuschnitt erst mit gemessener Baseline rechnen. Die Begeisterung aus der Anbieter-Demo ersetzt keine Messung.
Übertragbarkeit
- Rechnen Sie den adressierten Aufwand in Jahresstunden aus, bevor Sie über Werkzeuge sprechen. Unter rund 1.000 Stunden trägt ein eigener Assistent selten.
- Prüfen Sie, ob eine kassenwirksame Position wegfällt. Ohne harten Kostenblock hängt alles an weichen Zeiteffekten.
- Setzen Sie die Inhaltspflege ehrlich an: Wer aktualisiert Ansprechpartner, Formulare und Regeln, und was kostet das pro Jahr?
- Misstrauen Sie Fluktuations- und Zufriedenheitseffekten ohne Kontrollgruppe.
- Prüfen Sie einen breiteren Zuschnitt, bevor Sie ablehnen: Trägt derselbe Assistent auch Bestandsbelegschaft und andere HR-Prozesse?
- Rechnen Sie Ihre eigene Variante im ROI-Rechner (/roi-rechner/), mit gemessenen Stunden, nicht mit Demo-Versprechen.
Das Entscheider-Briefing
Ein Briefing pro Woche: Entscheidungsfragen, eingeordnete Zahlen und Fristen. Ihre Adresse geben wir nicht weiter.
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