Code-Assistenz: 23.484 Euro Barwert, mit bewusst nüchternen 5 Prozent Produktivitätsgewinn
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Business-Case
Automatische Vorkontierung: 117.373 Euro Nettonutzen, wenn die Umwidmung gelingt
Eine Handelsgruppe mit rund 1.100 Mitarbeitenden bündelt ihre Buchhaltung in einem zentralen Shared-Service-Team. Dort laufen jährlich 78.000 Eingangsbelege auf: Lieferantenrechnungen, Gutschriften, Frachtpapiere. Ein KI-System liest die Belege aus, ordnet Kostenstellen zu und schlägt die Kontierung vor. Eine Fachkraft
| Steckbrief | |
|---|---|
| Branche | Handelsgruppe (Groß- und Einzelhandel) |
| Größe | rund 1.100 Mitarbeitende |
| Use-Case | automatische Vorkontierung von Eingangsbelegen mit Buchungsvorschlag |
| Einmalkosten | 96.000 Euro |
| Laufende Kosten (erwartet) | 52.000 Euro pro Jahr |
| Amortisation (erwartet) | rund 17 Monate |
| Barwert 3 Jahre (erwartet) | 143.750 Euro |
Dieser Case ist eine typisierte Modellrechnung nach der Methodik der Arbeitshilfe C (Board- und ROI-Modell). Das Unternehmen ist fiktiv, kein reales Haus stand Pate. Die Zahlen sind ein Startpunkt: Ersetzen Sie sie im ROI-Rechner (/roi-rechner/) durch Ihre eigenen Messwerte.
Ausgangslage und Baseline
Eine Handelsgruppe mit rund 1.100 Mitarbeitenden bündelt ihre Buchhaltung in einem zentralen Shared-Service-Team. Dort laufen jährlich 78.000 Eingangsbelege auf: Lieferantenrechnungen, Gutschriften, Frachtpapiere. Ein KI-System liest die Belege aus, ordnet Kostenstellen zu und schlägt die Kontierung vor. Eine Fachkraft prüft jeden Vorschlag und gibt frei.
Die Baseline wurde vor dem Start über acht Wochen erhoben und eingefroren. Das Controlling hält Wert, Methode und Stichprobe schriftlich fest.
| Größe | Wert | Quelle |
|---|---|---|
| Eingangsbelege pro Jahr | 78.000 | ERP-Buchhaltungsmodul, Vollerhebung |
| Bearbeitungszeit je Beleg | 6 Minuten | Zeiterfassung, Stichprobe 600 Belege |
| Klärfallquote | 3,8 Prozent | Ticketsystem, Vollerhebung |
| Kosten je Klärfall | 65 Euro | Prozesskostenrechnung Controlling |
| Interner Vollkostensatz | 54 Euro je Stunde | Controlling |
| Externer Erfassungsdienst | 24.000 Euro pro Jahr | Kreditorenbuchhaltung, Vertrag |
Der Rechenweg
Nach sechs Monaten Pilotbetrieb zeigt der bereinigte Vorher-Nachher-Vergleich drei Effekte.
Kapazität. Die Bearbeitungszeit sinkt von 6 auf 2,5 Minuten je Beleg. Das sind 3,5 Minuten Ersparnis. 78.000 Belege × 3,5 Minuten ergeben 273.000 Minuten, also 4.550 Stunden. Bewertet mit 54 Euro je Stunde: 245.700 Euro brutto pro Jahr. Die Umsetzungsquote wird im erwarteten Fall mit 50 Prozent angesetzt. Erst die Hälfte der frei werdenden Kapazität ist nachweislich umgewidmet, etwa in die Klärfallbearbeitung und das Lieferantenmanagement.
Qualität. Die Klärfallquote sinkt von 3,8 auf 1,8 Prozent. Das sind 1.560 vermiedene Klärfälle × 65 Euro, brutto 101.400 Euro pro Jahr. Umsetzungsquote erwartet 70 Prozent, weil sich ein Teil der Klärarbeit nur verlagert.
Kosten. Der externe Erfassungsdienst wurde zum Jahresende gekündigt. Das ist kassenwirksam und voll anrechenbar: 24.000 Euro pro Jahr.
Parallel zur Einführung wurde der Freigabe-Workflow vereinfacht. Deshalb gehört nicht der ganze Effekt der KI. Der Zurechnungsanteil liegt im erwarteten Fall bei 75 Prozent, vorsichtig bei 60, optimistisch bei 85 Prozent.
json
{
"modell": {
"zurechnung": {"vorsichtig": 60, "erwartet": 75, "optimistisch": 85},
"treiber": [
{"id": "kosten", "label": "Kosten (kassenwirksam)", "brutto": 24000, "voll": true, "weich": false, "umsetzung": {"vorsichtig": 100, "erwartet": 100, "optimistisch": 100}},
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{"id": "qualitaet", "label": "Qualität und Risiko", "brutto": 101400, "voll": false, "weich": false, "umsetzung": {"vorsichtig": 50, "erwartet": 70, "optimistisch": 85}}
],
"einmalkosten": 96000,
"laufend": {"vorsichtig": 64000, "erwartet": 52000, "optimistisch": 46000},
"anlauffaktor": 60,
"zins": 8
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"ergebnis": {
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}
}
Im erwarteten Fall summiert sich der anrechenbare Nutzen auf 169.373 Euro pro Jahr. Nach Abzug der laufenden Kosten von 52.000 Euro bleiben 117.373 Euro Nettonutzen ab dem zweiten Jahr. Das erste Jahr trägt mit Anlauffaktor 60 Prozent nur 49.624 Euro. Die Einmalkosten von 96.000 Euro sind nach rund 17 Monaten zurückverdient. Der Barwert über drei Jahre beträgt bei 8 Prozent Abzinsung 143.750 Euro.
Die drei Szenarien
| Kennzahl | vorsichtig | erwartet | optimistisch |
|---|---|---|---|
| Anrechenbarer Nutzen pro Jahr | 98.646 € | 169.373 € | 243.453 € |
| Nettonutzen Jahr 1 (mit Anlauf) | −4.812 € | 49.624 € | 197.453 € |
| Nettonutzen voll (Jahr 2 und 3) | 34.646 € | 117.373 € | 197.453 € |
| Amortisation | nicht in 3 Jahren | rund 17 Monate | rund 6 Monate |
| Barwert 3 Jahre (8 %) | −43.249 € | 143.750 € | 412.856 € |
Kipp-Punkt
Die kritischste Annahme ist der Zurechnungsanteil. Fällt er unter rund 41 Prozent, kippt der Barwert des erwarteten Falls auf null. Heute sind 75 Prozent angesetzt, der Sicherheitsabstand liegt bei rund 45 Prozent. Die Umsetzungsquote der Kapazität kippt erst unter rund 15 Prozent. Die laufenden Kosten kippen erst über rund 107.780 Euro pro Jahr. Nachgemessen wird die Zurechnung vom Controlling: nach sechs Monaten mit einem bereinigten Vergleich gegen zwei Regionen, die noch ohne System arbeiten.
Lesart für das Gremium
Der Case trägt im erwarteten und im optimistischen Fall klar. Der vorsichtige Fall kippt ins Negative, wenn Zurechnung, Umwidmung und Kosten zugleich ungünstig laufen. Das ist kein Grund zur Ablehnung, aber ein Auftrag. Die eine Steuerungsaufgabe lautet: die Umwidmung der 4.550 frei werdenden Stunden binnen sechs Monaten mit der Zeiterfassung belegen. Ohne diesen Nachweis bleibt der größte Nutzenblock ein Buchwert.
Übertragbarkeit
Prüfen Sie, bevor Sie diese Rechnung auf Ihr Haus übertragen:
- Verarbeitet Ihre Buchhaltung mindestens 40.000 Belege pro Jahr an einem Standort oder in einem Shared Service? Unter diesem Volumen schrumpft der Kapazitätseffekt schnell.
- Kennen Sie Ihre Bearbeitungszeit je Beleg aus der Zeiterfassung, nicht aus der Erinnerung?
- Ist Ihre Klärfallquote systemgestützt gemessen, etwa im Ticketsystem?
- Gibt es eine kassenwirksame Position, die tatsächlich wegfällt, etwa ein externer Erfassungsdienst?
- Existiert ein Plan, wohin die frei werdende Kapazität geht, Umwidmung, Abbau über Fluktuation oder Mehrleistung?
- Ersetzen Sie zuerst Belegvolumen, Bearbeitungszeit und Stundensatz durch eigene Messwerte im ROI-Rechner (/roi-rechner/). Die Umsetzungsquote ist danach die wichtigste Stellschraube.
Das Entscheider-Briefing
Ein Briefing pro Woche: Entscheidungsfragen, eingeordnete Zahlen und Fristen. Ihre Adresse geben wir nicht weiter.
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