Automatisiertes Berichtswesen: 6.558 Euro Barwert, ein Fall ohne Sicherheitspolster

Steckbrief
Branche	Energieversorger (Strom, Gas, Netz)
Größe	rund 750 Mitarbeitende
Use-Case	KI-gestützte Entwürfe für Monats-, Gremien- und Regulierungsberichte
Einmalkosten	48.000 Euro
Laufende Kosten (erwartet)	21.000 Euro pro Jahr
Amortisation (erwartet)	rund 29 Monate
Barwert 3 Jahre (erwartet)	6.558 Euro

Dieser Case ist eine typisierte Modellrechnung nach Arbeitshilfe C und beschreibt kein reales Unternehmen. Die Zahlen sind ein Startpunkt: Prüfen Sie Ihre eigene Konstellation im ROI-Rechner (/roi-rechner/).

Ausgangslage und Baseline

Ein Energieversorger mit rund 750 Mitarbeitenden erstellt jährlich 560 wiederkehrende Berichte. Dazu zählen Monatsberichte für die Geschäftsführung, Gremienunterlagen und Meldungen an Regulierungsstellen. Controlling, Netzwirtschaft und Vertrieb schreiben diese Berichte bislang von Hand. Die Zahlen dafür kommen aus dem Data Warehouse. Das KI-System erzeugt strukturierte Entwürfe mit Kommentierung der Abweichungen. Die Fachbereiche prüfen, korrigieren und geben frei. Jede Meldung an Externe durchläuft weiterhin die Vier-Augen-Freigabe.

Größe	Wert	Quelle
Wiederkehrende Berichte pro Jahr	560	Berichtskalender Controlling, Vollerhebung
Erstellungszeit je Bericht	6,5 Stunden	Zeiterfassung, Stichprobe 90 Berichte
Korrekturschleifen pro Jahr	560, im Schnitt eine je Bericht	Freigabe-Workflow, Vollerhebung
Aufwand je Korrekturschleife	1,5 Stunden	Zeiterfassung
Interner Vollkostensatz	64 Euro je Stunde	Controlling
Reporting-Zusatzmodul (Altsystem)	9.600 Euro pro Jahr	Lizenzvertrag

Der Rechenweg

Kapazität. Die Erstellungszeit sinkt von 6,5 auf 4 Stunden je Bericht, also 2,5 Stunden Ersparnis. 560 Berichte × 2,5 Stunden ergeben 1.400 Stunden pro Jahr. Bewertet mit 64 Euro: 89.600 Euro brutto. Umsetzungsquote erwartet 50 Prozent. Ein Teil der Zeit fließt in tiefere Analyse statt in messbare Entlastung.

Qualität. Die strukturierten Entwürfe reduzieren Flüchtigkeitsfehler. Jede vierte Korrekturschleife entfällt: 140 Schleifen × 1,5 Stunden × 64 Euro, brutto 13.440 Euro pro Jahr. Umsetzungsquote erwartet 60 Prozent.

Kosten. Das Reporting-Zusatzmodul des Altsystems wurde gekündigt: 9.600 Euro pro Jahr, kassenwirksam und voll anrechenbar.

Parallel wurde das Data Warehouse um neue Kennzahlen erweitert, was die Berichtsarbeit ebenfalls erleichtert. Der Zurechnungsanteil liegt deshalb erwartet bei 75 Prozent, vorsichtig bei 60, optimistisch bei 85 Prozent.

json
{
"modell": {
"zurechnung": {"vorsichtig": 60, "erwartet": 75, "optimistisch": 85},
"treiber": [
{"id": "kosten", "label": "Kosten (kassenwirksam)", "brutto": 9600, "voll": true, "weich": false, "umsetzung": {"vorsichtig": 100, "erwartet": 100, "optimistisch": 100}},
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{"id": "qualitaet", "label": "Qualität und Risiko", "brutto": 13440, "voll": false, "weich": false, "umsetzung": {"vorsichtig": 40, "erwartet": 60, "optimistisch": 80}}
],
"einmalkosten": 48000,
"laufend": {"vorsichtig": 26000, "erwartet": 21000, "optimistisch": 18000},
"anlauffaktor": 60,
"zins": 8
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"ergebnis": {
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}
}

Im erwarteten Fall beträgt der anrechenbare Nutzen 49.248 Euro pro Jahr. Nach Abzug der laufenden Kosten von 21.000 Euro bleiben 28.248 Euro Nettonutzen ab dem zweiten Jahr. Das erste Jahr trägt mit Anlauffaktor nur 8.549 Euro. Die Amortisation dauert rund 29 Monate. Der Barwert über drei Jahre liegt bei 6.558 Euro, positiv, aber knapp. Der vorsichtige Fall hält den Nettonutzen mit 2.954 Euro über null. Sein Barwert fällt wegen der Einmalkosten dennoch auf −51.112 Euro.

Die drei Szenarien

Kennzahl	vorsichtig	erwartet	optimistisch
Anrechenbarer Nutzen pro Jahr	28.954 €	49.248 €	72.051 €
Nettonutzen Jahr 1 (mit Anlauf)	−8.628 €	8.549 €	54.051 €
Nettonutzen voll (Jahr 2 und 3)	2.954 €	28.248 €	54.051 €
Amortisation	nicht in 3 Jahren	rund 29 Monate	rund 11 Monate
Barwert 3 Jahre (8 %)	−51.112 €	6.558 €	91.295 €

Kipp-Punkt

Das Polster ist dünn. Kritischste Annahme ist der Zurechnungsanteil. Er kippt den erwarteten Fall unter rund 69 Prozent, angesetzt sind 75. Das sind nur rund 7 Prozent Abstand. Die Umsetzungsquote der Kapazität kippt unter rund 46 Prozent bei angesetzten 50. Die laufenden Kosten kippen schon über rund 23.545 Euro pro Jahr. Schon 2.500 Euro Mehrkosten genügen. Nachgemessen wird vom Controlling. Es misst die Erstellungszeit je Bericht halbjährlich gegen die Baseline, getrennt nach Berichtstyp. Dazu kommt ein Quartalsblick auf die tatsächliche Lizenz- und Pflegekostenlinie.

Lesart für das Gremium

Der Case trägt knapp. Er ist kein Selbstläufer, aber auch kein Kandidat für eine Ablehnung. Die Baseline ist sauber, die Treiber sind messbar. Das Abwärtsrisiko ist mit 48.000 Euro Einmalkosten begrenzt. Freigabe mit enger Führung ist vertretbar. Die eine Steuerungsaufgabe: die laufenden Kosten hart deckeln. Steigt der Lizenzumfang über 23.500 Euro pro Jahr, kippt die Rechnung. Das braucht dann einen neuen Beschluss. Die Vier-Augen-Freigabe für Regulierungsmeldungen bleibt unangetastet, ihr Aufwand ist eingerechnet.

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