Vertragsprüfung: 1.170 Stunden weniger Erstprüfung, Amortisation nach rund 27 Monaten

Steckbrief	Wert
Branche	Projektdienstleistung (Engineering- und Bauprojekte)
Größe	rund 350 Mitarbeitende
Use-Case	KI-gestützte Erstprüfung von Verträgen, NDAs und Nachunternehmer-Vereinbarungen
Einmalkosten	52.000 €
Laufende Kosten (erwartet)	28.000 €/Jahr
Amortisation (erwartet)	rund 27 Monate
Barwert 3 Jahre (erwartet)	13.762 €

Dieser Fall ist eine typisierte Modellrechnung nach der Methodik der KIONIER-Arbeitshilfe C. Er beschreibt kein reales Unternehmen. Alle Werte sind Startpunkte für Ihre eigene Rechnung im ROI-Rechner (/roi-rechner/), belastbar wird sie erst mit Ihrer eigenen Baseline.

Ausgangslage und Baseline

Ein Projektdienstleister mit rund 350 Mitarbeitenden prüft 900 Vertragsdokumente pro Jahr: Kundenverträge, NDAs, Nachunternehmer- und Datenschutzvereinbarungen. Zwei Contract Manager leisten die Erstprüfung, eine externe Kanzlei übernimmt Standardfälle im Kontingent. Ein KI-System markiert künftig Abweichungen vom hauseigenen Klauselstandard und fasst Risiken zusammen. Die rechtliche Bewertung und jede Freigabe bleiben beim Menschen.

Die Baseline wurde über zehn Wochen erhoben und eingefroren.

Größe	Wert	Quelle
Geprüfte Vertragsdokumente pro Jahr	900	Vertragsregister, Vollerhebung
Erstprüfzeit je Dokument	2,4 Stunden	Zeiterfassung, Stichprobe 150 Dokumente
Vollkostensatz Contract Management	80 €/Stunde	Controlling
Nachverhandlungsfälle aus übersehenen Klauseln pro Jahr	8	Projektabschlussberichte, 24 Monate
Kosten je Nachverhandlungsfall	4.000 €	Controlling, Fallauswertung
Externes Kanzlei-Kontingent	22.000 €/Jahr	Kreditorenbuchhaltung

Nach vier Monaten Betrieb sinkt die Erstprüfzeit auf 1,1 Stunden je Dokument. Parallel wurde der Klauselstandard überarbeitet, was allein schon Prüfzeit spart. Der Zurechnungsanteil steht deshalb bei 75 Prozent erwartet.

Der Rechenweg

Kapazität: 900 Dokumente × 1,3 Stunden Ersparnis ergeben 1.170 Stunden pro Jahr. Brutto: 1.170 × 80 € = 93.600 € pro Jahr. Die Umsetzungsquote steht erwartet bei 50 Prozent. Die frei werdende Zeit fließt teilweise in gründlichere Prüfung statt in messbaren Output. Das ist gewollt, aber kein Euro-Nutzen.

Qualität: Die Zahl der Nachverhandlungsfälle sinkt erwartungsgemäß von 8 auf 5 pro Jahr. Brutto: 3 × 4.000 € = 12.000 € pro Jahr. Die Umsetzungsquote steht bei 60 Prozent, weil Fallzahlen dieser Größe stark schwanken.

Kosten: Das externe Kanzlei-Kontingent für Standardprüfungen wurde gekündigt; Sonderfälle laufen künftig einzeln. Kassenwirksam und voll anrechenbar: 22.000 € pro Jahr.

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}

Im erwarteten Fall beträgt der anrechenbare Nutzen 62.500 € pro Jahr. Die laufenden Kosten von 28.000 € decken Lizenz, Pflege des Klauselstandards im System und die Stichprobenprüfung der Markierungsgüte. Es bleiben 34.500 € Nettonutzen pro Jahr ab dem zweiten Jahr. Das erste Jahr bringt mit Anlauffaktor 60 Prozent 9.500 €. Die Einmalkosten von 52.000 € sind nach rund 27 Monaten gedeckt. Der Barwert über drei Jahre liegt bei 13.762 € bei 8 Prozent Abzinsung.

Die drei Szenarien

Kennzahl	vorsichtig	erwartet	optimistisch
Anrechenbarer Nutzen pro Jahr	41.728 €	62.500 €	85.852 €
Nettonutzen voll (Jahr 2 und 3)	7.728 €	34.500 €	61.852 €
Amortisation	nicht in 3 Jahren	rund 27 Monate	rund 10 Monate
Barwert über 3 Jahre (8 %)	-47.539 €	13.762 €	107.399 €

Kipp-Punkt

Die kritischste Annahme ist der Zurechnungsanteil. Der erwartete Fall kippt unter rund 63 Prozent; angesetzt sind 75, der Abstand beträgt rund 15 Prozent. Die Umsetzungsquote der Kapazität kippt unter rund 41 Prozent. Die laufenden Kosten dürfen höchstens auf rund 33.340 €/Jahr steigen, nur 19 Prozent Luft.

Nachmessen muss das die Leitung Contract Management. Der Weg: Eine Dokumentklasse, die der neue Klauselstandard nicht verändert hat, dient als Vergleichsgruppe für die Prüfzeit. Zusätzlich zählt die Kreditorenbuchhaltung, ob die Kanzleikosten wirklich sinken oder nur in Einzelbeauftragungen wandern.

Lesart für das Gremium

Der erwartete Fall trägt knapp und verdient erst ab dem zweiten Jahr. Der härteste Baustein ist die gekündigte Kanzlei-Pauschale; sie allein deckt fast die laufenden Kosten. Der vorsichtige Fall ist negativ, weil Prüfzeit-Gewinne bei kleinen Teams schwer kassenwirksam werden. Die eine Steuerungsaufgabe: die Einzelbeauftragungen der Kanzlei quartalsweise gegen das alte Kontingent stellen, wandert die Ausgabe nur, fällt der Fall unter null. Empfehlung: freigeben mit diesem Kostencontrolling.

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