Angebotserstellung im Maschinenbau: 3.240 Stunden Potenzial, aber nur eine Quote entscheidet

Steckbrief	Wert
Branche	Maschinen- und Anlagenbau (Sondermaschinen)
Größe	rund 600 Mitarbeitende
Use-Case	KI-gestützte Angebotserstellung (Textbausteine, Kalkulationsvorschläge, Altangebots-Suche)
Einmalkosten	76.000 €
Laufende Kosten (erwartet)	42.000 €/Jahr
Amortisation (erwartet)	rund 27 Monate
Barwert 3 Jahre (erwartet)	18.935 €

Dieser Fall ist eine typisierte Modellrechnung nach der Methodik der KIONIER-Arbeitshilfe C. Er beschreibt kein reales Unternehmen. Alle Werte sind Startpunkte für Ihre eigene Rechnung im ROI-Rechner (/roi-rechner/), tragfähig wird die Zahl erst mit Ihrer eigenen Baseline.

Ausgangslage und Baseline

Ein Sondermaschinenbauer mit rund 600 Mitarbeitenden erstellt 1.800 Angebote pro Jahr. Jedes Angebot bindet Vertriebsingenieure und Kalkulation. Ein KI-System schlägt Textbausteine vor, findet vergleichbare Altangebote und liefert Kalkulationsentwürfe. Die technische Prüfung und die Preisentscheidung bleiben beim Menschen.

Die Baseline wurde über zwölf Wochen vor dem Start erhoben und eingefroren.

Größe	Wert	Quelle
Angebote pro Jahr	1.800	CRM, Vollerhebung
Bearbeitungszeit je Angebot	5,0 Stunden	Zeiterfassung Projektkonten, Stichprobe 220 Angebote
Nachtragsquote (fehlerhafte Kalkulationen)	6,0 Prozent	ERP-Auftragsabwicklung, Vollerhebung
Kosten je Nachtragsfall	400 €	Prozesskostenrechnung Controlling
Vollkostensatz Vertriebsingenieur	68 €/Stunde	Controlling
Angebotsdurchlaufzeit	9 Arbeitstage	CRM-Zeitstempel

Nach fünf Monaten Pilotbetrieb in zwei Produktlinien sinkt die Bearbeitungszeit auf 3,2 Stunden je Angebot. Die Nachtragsquote fällt auf 3,5 Prozent. Parallel wurde eine neue Kalkulationsvorlage eingeführt. Der Zurechnungsanteil steht deshalb bei 75 Prozent im erwarteten Fall.

Der Rechenweg

Kapazität: 1.800 Angebote × 1,8 Stunden Ersparnis ergeben 3.240 Stunden pro Jahr. Brutto: 3.240 × 68 € = 220.320 € pro Jahr. Das ist die größte Zahl der Rechnung und zugleich die weichste. Die Umsetzungsquote steht im erwarteten Fall nur bei 50 Prozent. Frei werdende Vertriebsstunden werden erst zu Geld, wenn sie in mehr Angebote oder abgebaute Fremdleistung fließen.

Qualität: 1.800 × 2,5 Prozentpunkte weniger Nachträge ergeben 45 vermiedene Fälle. Brutto: 45 × 400 € = 18.000 € pro Jahr, Umsetzungsquote 70 Prozent.

Umsatz: Die Durchlaufzeit sinkt von 9 auf 4 Arbeitstage. In der Pilotregion stieg die Abschlussquote leicht. Ohne Kontrollgruppe bleibt dieser Effekt weich: 60.000 € Deckungsbeitrag werden nachrichtlich geführt und fließen nicht in die Kernzahl.

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"treiber": [
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{"id": "umsatz", "label": "Umsatz", "brutto": 60000, "voll": false, "weich": true, "umsetzung": {"vorsichtig": 50, "erwartet": 70, "optimistisch": 85}}
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"einmalkosten": 76000,
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"anlauffaktor": 60,
"zins": 8
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"ergebnis": {
"vorsichtig": {"nutzen": 45058, "nFull": -6942, "amortMonate": null, "npv": -110579},
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"optimistisch": {"nutzen": 144095, "nFull": 108095, "amortMonate": 8, "npv": 202572}
}
}

Im erwarteten Fall summiert sich der harte anrechenbare Nutzen auf 92.070 € pro Jahr. Nach Abzug der laufenden Kosten von 42.000 € bleiben 50.070 € Nettonutzen pro Jahr ab dem zweiten Jahr. Das erste Jahr bringt mit Anlauffaktor 60 Prozent nur 13.242 €. Die Einmalkosten von 76.000 € sind nach rund 27 Monaten gedeckt. Der Barwert über drei Jahre beträgt 18.935 € bei 8 Prozent Abzinsung. Der Umsatzeffekt von nachrichtlich 31.500 € steht bewusst außerhalb der Kernzahl.

Die drei Szenarien

Kennzahl	vorsichtig	erwartet	optimistisch
Anrechenbarer Nutzen pro Jahr	45.058 €	92.070 €	144.095 €
Nettonutzen voll (Jahr 2 und 3)	-6.942 €	50.070 €	108.095 €
Amortisation	nicht in 3 Jahren	rund 27 Monate	rund 8 Monate
Barwert über 3 Jahre (8 %)	-110.579 €	18.935 €	202.572 €

Kipp-Punkt

Die kritischste Annahme ist der Zurechnungsanteil. Fällt er unter rund 68 Prozent, kippt der erwartete Fall. Angesetzt sind 75 Prozent, nur rund 9 Prozent Sicherheitsabstand. Die Umsetzungsquote der Kapazität kippt unter rund 45 Prozent, ebenfalls knapp unter dem Ansatz von 50. Die laufenden Kosten dürfen höchstens auf rund 49.348 €/Jahr steigen.

Nachmessen muss das der Vertriebsleiter gemeinsam mit dem Controlling. Der Weg: eine Produktlinie arbeitet zwei Quartale mit alter Kalkulationsvorlage, aber mit KI-System. So trennt sich der Vorlagen-Effekt vom KI-Effekt. Zusätzlich zählt die Zeiterfassung, wohin die frei werdenden Stunden tatsächlich fließen.

Lesart für das Gremium

Der erwartete Fall trägt knapp, mit geringem Sicherheitsabstand bei zwei Annahmen zugleich. Der vorsichtige Fall ist deutlich negativ, weil der Nutzen fast vollständig an der Umwidmung von Vertriebsstunden hängt. Das Vorhaben ist deshalb kein Selbstläufer, sondern eine Führungsaufgabe des Vertriebs. Die eine Steuerungsaufgabe: vor der Freigabe schriftlich festlegen, in welche Angebote oder entfallende Fremdleistung die 3.240 Stunden fließen. Empfehlung: freigeben nur mit diesem Kapazitätsbeschluss und Nachmessung nach zwei Quartalen.

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