Eingangsrechnungen: fünf Minuten je Beleg, Amortisation nach rund 19 Monaten

Steckbrief	Wert
Branche	Bauzulieferer (Baustoffe und Systemkomponenten)
Größe	rund 900 Mitarbeitende
Use-Case	KI-gestützte Verarbeitung von Eingangsrechnungen
Einmalkosten	48.000 €
Laufende Kosten (erwartet)	38.000 €/Jahr
Amortisation (erwartet)	rund 19 Monate
Barwert 3 Jahre (erwartet)	52.411 €

Dieser Fall ist eine typisierte Modellrechnung nach der Methodik der KIONIER-Arbeitshilfe C. Er beschreibt kein reales Unternehmen. Alle Werte sind Startpunkte für Ihre eigene Rechnung im ROI-Rechner (/roi-rechner/), belastbar wird die Zahl erst mit Ihrer eigenen, eingefrorenen Baseline.

Ausgangslage und Baseline

Ein Bauzulieferer mit rund 900 Mitarbeitenden verarbeitet 30.000 Eingangsrechnungen pro Jahr. Die Kreditorenbuchhaltung erfasst, prüft und kontiert jeden Beleg von Hand. Ein KI-System soll Belege auslesen, zuordnen und Buchungen vorschlagen. Eine Fachkraft prüft und gibt frei.

Die Baseline wurde vor dem Systemstart über acht Wochen erhoben und schriftlich eingefroren. Das Controlling hat die Messung abgenommen.

Größe	Wert	Quelle
Eingangsrechnungen pro Jahr	30.000	ERP-Buchhaltungsmodul, Vollerhebung
Bearbeitungszeit je Rechnung	9 Minuten	Zeiterfassung, Stichprobe 500 Belege
Klärfallquote	4,0 Prozent	Ticketsystem, Vollerhebung
Kosten je Klärfall	70 €	Prozesskostenrechnung Controlling
Interner Vollkostensatz	54 €/Stunde	Controlling

Nach sechs Monaten Betrieb zeigt der bereinigte Vorher-Nachher-Vergleich zwei Effekte. Die Bearbeitungszeit sinkt auf 4 Minuten je Rechnung. Die Klärfallquote sinkt auf 1,8 Prozent. Parallel wurde der Freigabe-Workflow gestrafft. Deshalb gehört nicht der ganze Effekt der KI.

Der Rechenweg

Kapazität: 30.000 Rechnungen × 5 Minuten Ersparnis ergeben 150.000 Minuten, also 2.500 Stunden. Brutto sind das 2.500 × 54 € = 135.000 € pro Jahr. Die Umsetzungsquote steht im erwarteten Fall bei 50 Prozent. Erst die Hälfte der frei gewordenen Kapazität ist nachweislich umgewidmet.

Qualität: 30.000 × 2,2 Prozentpunkte weniger Klärfälle ergeben 660 vermiedene Fälle. Brutto: 660 × 70 € = 46.200 € pro Jahr. Die Umsetzungsquote liegt bei 70 Prozent, weil sich ein Teil der Klärarbeit nur verlagert.

Kosten: Ein externer Erfassungsdienstleister wurde zum Jahresende gekündigt. Das ist kassenwirksam und voll anrechenbar: 15.000 € pro Jahr.

Der Zurechnungsanteil steht im erwarteten Fall bei 75 Prozent. Der parallel gestraffte Workflow erklärt einen Teil der Verbesserung. Der vorsichtige Fall rechnet mit 60, der optimistische mit 85 Prozent.

json
{
"modell": {
"zurechnung": {"vorsichtig": 60, "erwartet": 75, "optimistisch": 85},
"treiber": [
{"id": "kosten", "label": "Kosten (kassenwirksam)", "brutto": 15000, "voll": true, "weich": false, "umsetzung": {"vorsichtig": 100, "erwartet": 100, "optimistisch": 100}},
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{"id": "kapazitaet", "label": "Kapazität", "brutto": 135000, "voll": false, "weich": false, "umsetzung": {"vorsichtig": 30, "erwartet": 50, "optimistisch": 70}}
],
"einmalkosten": 48000,
"laufend": {"vorsichtig": 46000, "erwartet": 38000, "optimistisch": 34000},
"anlauffaktor": 60,
"zins": 8
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"ergebnis": {
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"erwartet": {"nutzen": 89880, "nFull": 51880, "amortMonate": 19, "npv": 52411},
"optimistisch": {"nutzen": 128705, "nFull": 94705, "amortMonate": 6, "npv": 196063}
}
}

Im erwarteten Fall summiert sich der anrechenbare Nutzen auf 89.880 € pro Jahr. Nach Abzug der laufenden Kosten von 38.000 € bleibt ein Nettonutzen von 51.880 € pro Jahr, voll wirksam ab dem zweiten Jahr. Das erste Jahr rechnet mit Anlauffaktor 60 Prozent bei vollen laufenden Kosten: 15.928 €. Die Einmalkosten von 48.000 € sind nach rund 19 Monaten zurückverdient. Der Barwert über drei Jahre liegt bei 52.411 €, abgezinst mit 8 Prozent.

Die drei Szenarien

Kennzahl	vorsichtig	erwartet	optimistisch
Anrechenbarer Nutzen pro Jahr	53.160 €	89.880 €	128.705 €
Nettonutzen voll (Jahr 2 und 3)	7.160 €	51.880 €	94.705 €
Amortisation	nicht in 3 Jahren	rund 19 Monate	rund 6 Monate
Barwert über 3 Jahre (8 %)	-49.237 €	52.411 €	196.063 €

Kipp-Punkt

Die kritischste Annahme ist der Zurechnungsanteil. Der erwartete Fall kippt, wenn er unter rund 51 Prozent fällt. Angesetzt sind 75 Prozent, der Sicherheitsabstand beträgt rund 32 Prozent. Die Umsetzungsquote der Kapazität kippt erst unter rund 27 Prozent. Die laufenden Kosten dürfen bis rund 58.337 €/Jahr steigen.

Nachgemessen wird der Zurechnungsanteil vom Controlling. Der Weg: eine Vergleichsgruppe von Belegarten, die der gestraffte Workflow betrifft, das KI-System aber nicht. Die Differenz der Verläufe trennt beide Effekte. Termin: sechs Monate nach Freigabe.

Lesart für das Gremium

Der erwartete Fall trägt mit deutlichem Abstand, der optimistische klar. Der vorsichtige Fall kippt ins Negative, wenn Zurechnung, Umwidmung und Kosten zugleich ungünstig laufen. Das ist kein Ablehnungsgrund, sondern eine Messaufgabe. Die eine Steuerungsaufgabe lautet: die Umwidmung der 2.500 frei werdenden Stunden binnen sechs Monaten mit der Zeiterfassung belegen. Ohne diesen Nachweis bleibt der größte Nutzenblock ein Buchwert. Empfehlung: freigeben, mit festem Messtermin.

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