Abbruch-Beschluss: geordneter Stopp eines KI-Vorhabens

Zweck und Einsatzmoment

Diese Vorlage beschließt den geordneten Stopp eines KI-Vorhabens. Sie ist die richtige, wenn ein vorab vereinbartes Abbruchkriterium gegriffen hat oder mehrere Frühindikatoren zugleich anschlagen. Der KIONIER-Guide 3 zum Weg vom Pilot in die Produktion liefert die Entscheidungslogik: Ein Abbruch nach Woche sechs kostet einen Bruchteil des Budgets, einer nach Monat neun das volle Budget plus Glaubwürdigkeit. Der Abbruch ist ein Steuerungserfolg, wenn er drei Dinge sichert: die Schadensbegrenzung, die Lehren und die Kommunikation.

Diese Vorlage ist nicht die richtige, wenn das Vorhaben die Erfolgsschwelle knapp verfehlt und eine benennbare Ursache hat. Dann ist eine verlängerte, nachgebesserte Pilotphase über eine angepasste Vorlage 02 der bessere Weg, mit neuer Frist und unveränderten Kriterien. Sie ist auch nicht die richtige für das Aussetzen einzelner Funktionen im laufenden Betrieb, das regelt das Betriebskonzept. Wichtig ist die Zuständigkeit: Die Abbruchentscheidung liegt auf Portfolioebene, nie beim Vorhabensverantwortlichen, denn der steckt strukturell im Interessenkonflikt.

Die Vorlage

Der Beschlusstext passt auf eine Seite. Jede Zeile verweist auf die nummerierte Anlage, die sie belegt.

Feld	Eintrag
1. Vorhaben	[Anwendungsfall in einem Satz, Bereich, Startdatum, bisherige Laufzeit]
2. Anlass und Befund	[welches vorab beschlossene Kriterium griff, mit gemessener Zahl gegen Schwelle]
3. Bisherige Kosten	[Einmalkosten, laufende Kosten und interne Aufwände bis heute, in Euro]
4. Vermiedene Restkosten	[Restbudget und künftige Betriebslast, die der Stopp jetzt vermeidet]
5. Schadensbegrenzung	[Kündigungen, Vertragsfristen, Zugangs-Sperrungen, je mit Termin und Verantwortlichem]
6. Datenverbleib	[Rückgabe oder Löschung beim Anbieter, Exportformate, Fristen, Löschnachweis]
7. Lehren-Sicherung	[Erkenntnis-Dokument mit Inhalt, Owner, Termin und Ablageort]
8. Kommunikation intern	[wer informiert wen, mit Kernbotschaft und Termin]
9. Kommunikation extern	[Anbieter und betroffene Dritte, Sprachregelung, Verantwortlicher]
10. Beantragte Entscheidung	[genau eine Entscheidung: Stopp des Vorhabens zum Termin mit Abwicklungsauftrag]
11. Abschlussprüfung	[Datum, an dem der Vollzug aller Punkte geprüft wird, mit Verantwortlichem]

Ausfüllhinweise

1. Vorhaben. Ein Satz mit Anwendungsfall, Bereich, Startdatum und Laufzeit. Hinein gehört der Verweis auf den ursprünglichen Startbeschluss. Schwach ist jeder Eintrag ohne diesen Verweis, denn er verschleiert, ob das Vorhaben je formal beschlossen war.

2. Anlass und Befund. Das vorab beschlossene Kriterium und die gemessene Zahl dagegen. Hinein gehören Messmethode, Stichprobe und Datum. Nicht hinein gehören Stimmungsurteile oder Schuldzuweisungen. Schwach ist ein Befund ohne Zahl, denn dann wirkt der Stopp wie Willkür und wird zur Machtfrage.

3. Bisherige Kosten. Einmalkosten, laufende Kosten und interne Aufwände bis heute. Hinein gehört die ehrliche Vollkostensicht nach der Kostenlogik der Arbeitshilfe C. Schwach ist eine Kostenzeile ohne interne Aufwände, denn sie verharmlost den Einsatz und verzerrt jede künftige Portfolio-Entscheidung.

4. Vermiedene Restkosten. Das nicht verbrauchte Budget und die künftige Betriebslast, die der Stopp vermeidet. Hinein gehört der Vergleich Stopp jetzt gegen Weiterlauf bis zum nächsten Prüftermin. Schwach ist eine Vorlage ohne dieses Feld, denn sie zeigt dem Gremium nur den Verlust und verschweigt den Wert der Entscheidung.

5. Schadensbegrenzung. Alle Kündigungen und Sperrungen mit Termin und Verantwortlichem. Hinein gehören Lizenzen, Anbieterverträge mit Kündigungsfristen und technische Zugänge. Schwach ist ein Stopp ohne Kündigungstermine, denn eingeschlafene Vorhaben kosten weiter, Monat für Monat.

6. Datenverbleib. Was mit Firmendaten beim Anbieter geschieht: Rückgabe, Exportformat, Löschung mit Nachweis und Frist. Hinein gehört auch der Verbleib von Prompts und Konfigurationen für einen späteren Neuanlauf. Schwach ist ein Datenverbleib ohne Löschnachweis, denn ohne Beleg bleibt die Pflicht offen.

7. Lehren-Sicherung. Ein kurzes Erkenntnis-Dokument: welcher Anwendungsfall, welche Datenlücke, welche Voraussetzung fehlte, was ein Neuanlauf anders bräuchte. Hinein gehören Owner, Termin und Ablageort. Nicht hinein gehört ein Schuldbericht. Schwach ist eine Lehren-Sicherung ohne Ablageort, denn ein unauffindbares Dokument lehrt niemanden.

8. Kommunikation intern. Wer informiert Pilotkreis, Fachbereich und Belegschaft, mit Kernbotschaft und Termin. Die tragfähige Botschaft: Das vorab vereinbarte Kriterium hat gegriffen, die Steuerung funktioniert. Schwach ist Schweigen, denn ohne Botschaft entsteht die Erzählung vom gescheiterten KI-Thema und vergiftet die nächsten Vorhaben.

9. Kommunikation extern. Anbieter und betroffene Dritte, mit Sprachregelung und Verantwortlichem. Hinein gehört, ob Kunden oder Partner das System kannten. Nicht hinein gehören öffentliche Schuldzuweisungen an den Anbieter. Schwach ist eine ungeregelte Außenkommunikation, denn sie gefährdet Referenzen und künftige Vertragsverhandlungen.

10. Beantragte Entscheidung. Genau eine Entscheidung: Stopp zum Termin mit Abwicklungsauftrag. Nicht hinein gehört ein gleichzeitiger Neustart-Beschluss, der braucht eine eigene Vorlage 02 mit neuer Baseline. Schwach ist ein Stopp „bis auf Weiteres“, denn er ist kein Ende und niemand wickelt ab.

11. Abschlussprüfung. Das Datum, an dem der Vollzug aller Punkte geprüft wird: Kündigungen wirksam, Daten gelöscht, Lehren abgelegt. Schwach ist ein Abbruch ohne Abschlussprüfung, denn erfahrungsgemäß bleibt sonst mindestens eine Lizenz still weiterlaufen.

Anlagen

Typisiertes Beispiel

Das folgende Beispiel ist typisiert. Das Unternehmen ist fiktiv, die Rahmenzahlen folgen dem Programm-Beispiel aus Vorlage 01: derselbe Maschinenbauer mit 800 Mitarbeitern, Beschluss der Geschäftsführung im November 2026.

Feld	Eintrag
1. Vorhaben	Pilot Wissensassistent für den technischen Service auf Basis von Handbüchern und Servicemeldungen; gestartet am 01.10.2026 per Startbeschluss vom 18.09.2026, Laufzeit bisher sechs Wochen.
2. Anlass und Befund	Das Woche-6-Abbruchkriterium aus dem Startbeschluss griff am 12.11.2026: vier von sieben Frühindikatoren schlagen zugleich an. Kein Prüfset in Arbeit; Wiederkehrquote im Pilotkreis von 68 auf 41 Prozent gefallen (Systemdaten, Wochen 2 bis 6); Datenzugang weiter über manuelle Exporte ohne Klärungspfad; keine bestätigte Budgetheimat für den Betrieb.
3. Bisherige Kosten	38.000 Euro: 21.000 Euro Aufbau und Anbindung, 6.000 Euro Lizenzen, 11.000 Euro interne Aufwände (Fachbereich und IT, Zeiterfassung); Aufstellung in Anlage 2.
4. Vermiedene Restkosten	52.000 Euro Rest-Pilotbudget bis zum geplanten Endreview im März 2027 sowie rund 45.000 Euro pro Jahr geschätzte Betriebslast, die ohne belegte Trefferqualität angefallen wäre.
5. Schadensbegrenzung	Lizenzvertrag zum 31.12.2026 kündigen (Einkauf, bis 30.11.2026); Systemzugänge zum 30.11.2026 sperren (IT-Leitung); keine weiteren Integrationsarbeiten ab Beschlussdatum.
6. Datenverbleib	Export aller indexierten Dokumente und Konfigurationen bis 15.12.2026 (IT-Leitung); Löschung beim Anbieter mit schriftlichem Löschnachweis bis 31.01.2027; Prompts und Testfragen werden intern archiviert.
7. Lehren-Sicherung	Vier-Seiten-Erkenntnis-Dokument bis 19.12.2026 durch die Leiterin Digitalisierung: Kernbefund ist die ungepflegte Handbuch-Ablage als Datenlücke; Neuanlauf frühestens nach bereinigter Dokumentenbasis und mit produktivem Datenzugang; Ablage im KI-Inventar.
8. Kommunikation intern	Pilotkreis und Servicebereich am 21.11.2026 durch den Serviceleiter; Führungskreis im Dezember-Bericht der Leiterin Digitalisierung; Kernbotschaft: Das vorab vereinbarte Kriterium hat gegriffen, die Steuerung funktioniert, Vorhaben 1 läuft planmäßig weiter.
9. Kommunikation extern	Anbietergespräch am 25.11.2026 durch Einkauf und Leiterin Digitalisierung; Sprachregelung: Beendigung nach Zwischenreview gemäß Vertrag, keine Aussagen zu Produktqualität gegenüber Dritten.
10. Beantragte Entscheidung	Die Geschäftsführung stoppt den Piloten Wissensassistent Service zum 30.11.2026 und beauftragt die Leiterin Digitalisierung mit der Abwicklung nach Anlage 3.
11. Abschlussprüfung	31.01.2027: Vollzugsprüfung durch die Leiterin Digitalisierung mit Bericht an die Geschäftsführung; geprüft werden Kündigung, Löschnachweis und abgelegtes Erkenntnis-Dokument.

Die Lesart des Beispiels: Der Stopp nach sechs Wochen kostet 38.000 Euro und sichert die Lehren. Ein Weiterlauf bis zum Endreview hätte das volle Budget gekostet und denselben Befund geliefert. Das frei werdende Budget stärkt das verbleibende Startvorhaben.

Die fünf häufigsten Fehler

1. Der Pilot wird nicht beendet, er schläft ein. Niemand beantragt den formalen Stopp. Konsequenz: Lizenzen und Aufmerksamkeit laufen weiter, für das Ende trägt niemand Verantwortung, und die Kosten tauchen in keiner Portfolio-Entscheidung mehr auf.
2. Der Abbruch wird ohne Zahl begründet. Statt des gemessenen Befunds steht ein Stimmungsurteil in der Vorlage. Konsequenz: Der Stopp wird zur Machtfrage zwischen Bereichen, die Fronten verhärten, und das nächste Vorhaben startet mit beschädigtem Vertrauen.
3. Die Lehren werden nicht gesichert. Nach dem Stopp wird das Thema beschwiegen. Konsequenz: Der nächste Anlauf wiederholt dieselbe Datenlücke, das Haus bezahlt dieselbe Erkenntnis zweimal, und der Abbruch verliert seinen einzigen Ertrag.
4. Die Kommunikation bleibt dem Flurfunk überlassen. Es gibt keine interne Botschaft zum Stopp. Konsequenz: Die Erzählung vom gescheiterten KI-Thema setzt sich fest, Fachbereiche melden keine neuen Anwendungsfälle mehr, und das Programm verliert seine Pipeline.
5. Abwicklung und Datenverbleib bleiben offen. Der Beschluss regelt nur den Stopp, nicht das Danach. Konsequenz: Firmendaten liegen unbefristet beim Anbieter, eine vergessene Lizenz verlängert sich automatisch, und die Abschlussprüfung findet mangels Auftrag nie statt.

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