Strategie-Beschluss: Freigabe des KI-Programms

Zweck und Einsatzmoment

Diese Vorlage macht aus der fertigen KI-Strategie ein beschlossenes Programm. Sie ist die richtige, wenn die Strategiearbeit abgeschlossen ist: Standortbestimmung liegt vor, das Portfolio ist priorisiert, die Wirtschaftlichkeit der Startvorhaben ist gerechnet. Beschlossen wird das Gesamtprogramm mit Geld, Personen und Nachmessung. Die Methodik dahinter liefert der KIONIER-Guide 1 zur KI-Strategie mit seinen neun Bausteinen.

Diese Vorlage ist nicht die richtige für den Start eines einzelnen Piloten. Dafür gibt es Vorlage 02 mit Baseline-Pflicht und Abbruchkriterien. Sie ist auch nicht die richtige, um nur eine KI-Rolle zu verankern. Dafür gibt es Vorlage 05 mit der Entscheidungsrechte-Matrix. Wer noch keine priorisierten Vorhaben hat, arbeitet zuerst mit der Arbeitshilfe D zur Use-Case-Priorisierung. Ein Programmbeschluss ohne Portfolio ist eine Absichtserklärung mit Budget.

Die Vorlage

Der Beschlusstext passt auf eine Seite. Jede Zeile verweist auf die nummerierte Anlage, die sie belegt.

Ausfüllhinweise

1. Gegenstand. Ein Satz mit Ziel, Zeitraum und Geltungsbereich. Hinein gehört, was das Programm verändern soll. Nicht hinein gehören Technologienamen oder Anbieter. Schwach ist jeder Eintrag, der ohne Kennzahl auskommt und jede spätere Entwicklung als Erfolg deuten lässt.

2. Zielgrößen. Genau drei Größen, je mit gemessenem Ausgangswert, Zielwert und Termin. Hinein gehören Prozess- oder Ergebnisgrößen aus eigenen Systemen. Nicht hinein gehören Aktivitätszahlen wie Schulungen oder Lizenzen. Schwach ist ein Zielwert ohne Ausgangswert, denn er ist nie nachprüfbar.

3. Startportfolio. Zwei bis drei Vorhaben, ausgewählt über das Wert-Machbarkeit-Risiko-Scoring der Arbeitshilfe D. Hinein gehört je Vorhaben ein Satz zu Anwendungsfall und Bereich. Nicht hinein gehört die Ideenliste aller Abteilungen. Schwach ist ein Portfolio mit mehr als drei parallelen Starts, denn ein Team von drei bis sechs Personen trägt höchstens zwei Vorhaben zugleich in den Betrieb.

4. Dokumentierte Absagen. Die Zahl der geprüften und abgelehnten Ideen, mit Verweis auf das Scoring in der Anlage. Hinein gehören auch Wartepositionen mit Bedingung. Schwach ist eine Strategie ohne eine einzige Absage, denn der dokumentierte Verzicht ist ihr härtester Qualitätsbeweis.

5. Budget. Ein eigener, sichtbarer Posten mit Betrag, Herkunft und Jahr. Hinein gehört die Aufteilung in Vorhaben, Querschnitt (Governance, Schulung nach Artikel 4 der KI-Verordnung, Freigabeprozess) und rund 15 Prozent Reserve für Nachmessungen. Nicht hinein gehört ein in IT- oder Fachbudgets versteckter Betrag. Schwach ist jedes Budget, das fünf Vorhaben anfinanziert und keines samt Betrieb zu Ende trägt.

6. Verantwortung. Eine benannte Person mit Kapazität, Entscheidungsrechten und Berichtsweg. Hinein gehört der Berichtstakt an die Geschäftsführung. Nicht hinein gehört ein Arbeitskreis oder ein „die IT koordiniert“. Schwach ist jede Rolle ohne Budgethoheit, denn sie trägt Rechenschaft ohne Verfügungsgewalt. Die Detailregelung folgt in Vorlage 05.

7. Architektur-Grundsatz. Je Aufgabenklasse die Regel kaufen, Partner oder bauen, mit der Default-Reihenfolge kaufen vor Partner vor Eigenbau. Hinein gehört die Exit-Anforderung: Daten, Prompts und Konfiguration bleiben übertragbar. Schwach ist ein Grundsatz ohne harte Bedingung je Weg, denn dann entscheidet jedes Projekt neu und anders.

8. Governance. Der zweistufige Freigabeprozess mit verbindlichen Fristen: eine Woche für risikoarme interne Fälle, vier bis sechs Wochen bei Personendaten oder Außenwirkung. Hinein gehören die Termine des AI-Act-Fahrplans, Stand Juli 2026 als Orientierung. Schwach ist ein Freigabeprozess ohne Frist, denn er wirkt wie ein Verbot mit Umwegen.

9. Wirtschaftlichkeit. Je Startvorhaben die drei Kennzahlen aus der Arbeitshilfe C: Nettonutzen erwartet, Amortisationsdauer mit Anlauffaktor, Barwert über drei Jahre mit genanntem Zinssatz. Hinein gehört der vorsichtige Fall, auch wenn er negativ ist. Nicht hinein gehört ein einzelner Punktwert ohne Bandbreite. Mit dem ROI-Rechner unter /roi-rechner/ lassen sich die Werte vor der Sitzung mit eigenen Annahmen nachrechnen. Schwach ist jede Rechnung ohne eingefrorene Baseline.

10. Messpunkte. Zwei Termine mit Konsequenz. Nach sechs Monaten wird die Programm-Mechanik geprüft: Baselines erhoben, Vorhaben im Zeitplan, Freigabeprozess genutzt. Nach zwölf Monaten wird Wirkung gegen Baseline geprüft, mit mindestens einer Portfolio-Entscheidung als Konsequenz. Schwach ist ein Messpunkt ohne benannte Konsequenz, denn ein Review, das nur zur Kenntnis nimmt, ist keiner.

11. Beantragte Entscheidung. Genau eine Entscheidung, in einem Satz: Freigabe des Programms mit Betrag, benannter Person und beiden Messterminen. Nicht hinein gehören Zusatzanträge wie Personalien oder Anbieterentscheidungen. Schwach ist jede Formulierung, die dem Gremium nur Kenntnisnahme abverlangt.

Anlagen

Typisiertes Beispiel

Das folgende Beispiel ist typisiert. Das Unternehmen ist fiktiv, die Zahlen folgen der Modellrechnung aus dem KIONIER-Guide 1: ein Maschinenbauer mit 800 Mitarbeitern, Beschluss in der Beiratssitzung im September 2026.

Die fünf häufigsten Fehler

1. Die Strategie wird ohne Budget vorgelegt. Das Gremium nimmt zur Kenntnis und vertagt den Geldbeschluss in die Budgetrunde. Konsequenz: Das Programm startet nie, denn ein Papier ohne Geld bindet niemanden.
2. Die Zielgrößen haben keinen Ausgangswert. Der Zielwert klingt ambitioniert, ist aber gegen nichts messbar. Konsequenz: Nach zwölf Monaten lässt sich weder Erfolg noch Misserfolg belegen, und die Nachmessung wird zur Meinungsfrage.
3. Das Portfolio enthält jede Abteilungsidee. Statt zwei tragfähiger Starts werden sechs Piloten anfinanziert. Konsequenz: Kein Vorhaben erreicht den Betrieb, das Budget verglüht in der Breite, und die zweite Budgetrunde fällt kleiner aus.
4. Der vorsichtige Fall wird weggelassen. Die Vorlage zeigt nur den Erwartungsfall der Rechnung. Konsequenz: Die erste kritische Nachfrage im Gremium kippt die Glaubwürdigkeit der ganzen Vorlage, und der Beschluss wird vertagt.
5. Die Messpunkte stehen in einer Anlage statt im Beschlusstext. Termine ohne Beschlusskraft finden nicht statt. Konsequenz: Das Programm läuft ungeprüft weiter, tote Vorhaben werden mitgeschleppt, und die Steuerung existiert nur auf dem Papier.