Produktivgang-Entscheidung: die Board-Entscheidungsseite

Zweck und Einsatzmoment

Diese Vorlage beschließt den Übergang eines KI-Systems vom Pilot oder kontrollierten Betrieb in den Produktivbetrieb. Sie ist die richtige, wenn zwei Nachweise vorliegen. Erstens die gemessene Wirtschaftlichkeit: Baseline, Nachmessung und Bandbreiten-Rechnung nach der Methodik der Arbeitshilfe C. Zweitens die Betriebsfähigkeit: der Readiness-Score nach Arbeitshilfe A, ohne offenes KO-Kriterium. Die Vorlage ist die ausgearbeitete Fassung der Board-Entscheidungsseite aus Arbeitshilfe C, ergänzt um das Readiness-Feld. Sie ist die wichtigste Vorlage dieser Bibliothek, denn am Produktivgang entscheidet sich, ob aus einem Versuch ein Ergebnisbeitrag wird.

Diese Vorlage ist nicht die richtige für den Pilotstart, dafür gibt es Vorlage 02. Sie ist auch nicht die richtige, wenn die Nachmessung gegen das Vorhaben spricht. Dann führt der Weg über Vorlage 04 zum geordneten Abbruch oder zurück in eine verlängerte, nachgebesserte Pilotphase. Fehlt die Baseline, ist diese Vorlage nicht ausfüllbar. Die einzige ehrliche Aussage lautet dann, dass die Wirkung noch nicht belegbar ist und die Ausgangsmessung läuft.

Die Vorlage

Der Beschlusstext passt auf eine Seite. Die Felder 1 bis 9, 11 und 12 entsprechen der Entscheidungsseite aus Arbeitshilfe C, Feld 10 ergänzt den Readiness-Nachweis aus Arbeitshilfe A.

Feld	Eintrag
1. Vorhaben	[Anwendungsfall in einem Satz, betroffener Bereich, Vorgangsvolumen pro Jahr]
2. Status	[Pilot, kontrollierter Betrieb oder Skalierung, mit Startdatum]
3. Baseline	[Kerngrößen mit Wert, Erhebungszeitraum, Stichprobe und Quelle, eingefroren am Datum]
4. Vergleichsmethode	[Kontrollgruppe, gestaffelte Einführung oder bereinigter Vorher-Nachher-Vergleich]
5. Nettonutzen pro Jahr	[erwarteter Fall in Euro, mit Bandbreite vorsichtig bis optimistisch]
6. Amortisationsdauer	[in Monaten, mit Anlauffaktor gerechnet]
7. Barwert über 3 Jahre	[in Euro, mit genanntem Abzinsungssatz]
8. Tragende Annahmen	[Zurechnungsanteil und Umsetzungsquoten, je mit Ein-Satz-Begründung]
9. Top-3-Risiken und Gegenmaßnahmen	[je Risiko eine Maßnahme mit Termin und Verantwortlichem]
10. Readiness-Score	[sechs Dimensionswerte 0 bis 10 nach Arbeitshilfe A, Status der acht KO-Kriterien, Prüfdatum]
11. Beantragte Entscheidung	[genau eine Entscheidung: Freigabe, Freigabe mit Auflage, Stopp oder Nachmessung]
12. Nächster Messtermin	[Datum, an dem die kritischste Annahme nachgemessen wird, mit Verantwortlichem]

Ausfüllhinweise

1. Vorhaben. Ein Satz mit Anwendungsfall, Bereich und Jahresvolumen. Hinein gehört auch der menschliche Prüfschritt, falls vorhanden. Nicht hinein gehören Produktnamen als Inhalt der Entscheidung. Schwach ist jeder Eintrag ohne Volumenangabe, denn das Volumen trägt die ganze Rechnung.

2. Status. Die aktuelle Betriebsstufe mit Startdatum. Hinein gehört die Zahl der heutigen Nutzer. Schwach ist ein Status wie „läuft seit einiger Zeit“, denn ohne Datum lässt sich der Anlauffaktor nicht plausibilisieren.

3. Baseline. Die eingefrorenen Ausgangswerte mit Zeitraum, Stichprobe und Quelle. Nicht hinein gehören rückwirkend geschätzte Werte, sie machen die Rechnung wertlos. Schwach ist jede Baseline ohne systemgestützte Quelle, denn Selbstauskünfte messen Stimmung.

4. Vergleichsmethode. Die Methode, mit der der Bruttoeffekt isoliert wurde. Für Umsatzaussagen braucht es eine Kontrollgruppe, für Kosten- und Qualitätsaussagen genügt meist der bereinigte Vorher-Nachher-Vergleich. Schwach ist ein bloßer Branchenvergleich, denn er trägt keine Euro-Zahl in eine Entscheidungsvorlage.

5. Nettonutzen pro Jahr. Der erwartete Fall als Kernzahl, daneben die Bandbreite von vorsichtig bis optimistisch. Hinein gehören nur anrechenbare Nutzen nach Zurechnung und Umsetzungsquote, weiche Effekte werden getrennt und ohne Euro-Wert ausgewiesen. Schwach ist ein einzelner Punktwert, denn er täuscht Genauigkeit vor. Mit dem ROI-Rechner unter /roi-rechner/ lässt sich die Bandbreite vor der Sitzung nachrechnen.

6. Amortisationsdauer. Die Monate bis zur Deckung der Einmalkosten, gerechnet mit Anlauffaktor. Nicht hinein gehört ein erstes Jahr als Vollnutzen-Jahr, das schönt die Zahl systematisch. Schwach ist jede Amortisation ohne Angabe der Rechenlogik.

7. Barwert über 3 Jahre. Der abgezinste Wert des Vorhabens mit genanntem Zinssatz aus dem Controlling. Hinein gehört auch der negative Barwert des vorsichtigen Falls, wenn er auftritt. Schwach ist ein Barwert ohne Zinssatz, denn er ist nicht nachrechenbar.

8. Tragende Annahmen. Zurechnungsanteil und Umsetzungsquoten mit je einem Begründungssatz. Hinein gehört, welche Annahme das Ergebnis dominiert. Schwach ist eine Zurechnung von 100 Prozent bei parallelen Prozessänderungen, sie hält keiner Nachfrage stand.

9. Top-3-Risiken und Gegenmaßnahmen. Je Risiko eine konkrete Maßnahme mit Termin und Verantwortlichem. Nicht hinein gehören Allgemeinplätze wie „Akzeptanz sicherstellen“. Schwach ist jedes Risiko ohne Termin, denn es ist dann nur eine Sorge.

10. Readiness-Score. Die sechs Dimensionswerte aus Arbeitshilfe A: Datenbasis, Architektur, Sicherheit, Recht und Nachweis, Betrieb, Organisation, je 0 bis 10, mit Prüfdatum. Hinein gehört der Status der acht KO-Kriterien. Die Freigaberegel: Produktivgang ab durchgängig 6,0 ohne offenes KO-Kriterium, kontrollierter Betrieb ab durchgängig 5,0. Ein KO-Kriterium auf 0 stoppt den Produktivgang unabhängig vom Durchschnitt. Der Readiness-Selbsttest unter /ki-readiness-check-online/ liefert eine erste Einordnung in rund 20 Minuten, ersetzt aber nicht die belegte Bewertung. Schwach ist jeder Score ohne Nachweis-Artefakte, denn bewertet wird der Beleg und keine Absicht.

11. Beantragte Entscheidung. Genau eine der vier Optionen: Freigabe, Freigabe mit Auflage, Stopp oder Nachmessung. Hinein gehören bei Auflagen deren Inhalt und Termin. Schwach ist eine Freigabe „dem Grunde nach“, denn sie verschiebt die echte Entscheidung ins Ungefähre.

12. Nächster Messtermin. Das Datum, an dem die kritischste Annahme nachgemessen wird, mit Verantwortlichem und Messmethode. Der Guide 3 empfiehlt danach den Quartalstakt mit Fehlerrate, Wiederkehrquote und Betriebskosten. Schwach ist ein Messtermin ohne Bezug zur dominierenden Annahme aus Feld 8.

Anlagen

Typisiertes Beispiel

Das folgende Beispiel ist typisiert. Das Unternehmen ist fiktiv, die Zahlen folgen der Modellrechnung aus der Arbeitshilfe C: ein Hersteller elektrotechnischer Komponenten mit rund 900 Beschäftigten, Entscheidung in der Geschäftsführungssitzung im Oktober 2026.

Feld	Eintrag
1. Vorhaben	KI-System zur Verarbeitung von Eingangsrechnungen und Lieferantendokumenten in der Buchhaltung; das System liest Belege aus, ordnet zu und schlägt Buchungen vor, eine Fachkraft prüft und gibt frei; 24.000 Eingangsrechnungen pro Jahr.
2. Status	Kontrollierter Betrieb seit 01.03.2026 mit acht Nutzern in der Kreditorenbuchhaltung; beantragt ist die Ausweitung auf den gesamten Rechnungseingang.
3. Baseline	Bearbeitungszeit 11 Minuten je Rechnung (Zeiterfassung, Stichprobe 400 Belege); Nachbearbeitungsquote 4,5 Prozent (Ticketsystem, Vollerhebung); Kosten je Klärfall 85 Euro (Prozesskostenrechnung); Vollkostensatz 52 Euro je Stunde (Controlling); erhoben über acht Wochen, eingefroren am 15.01.2026.
4. Vergleichsmethode	Bereinigter Vorher-Nachher-Vergleich über sechs Monate; der parallel vereinfachte Freigabe-Workflow ist über den Zurechnungsanteil herausgerechnet.
5. Nettonutzen pro Jahr	Erwartet rund 55.600 Euro pro Jahr im eingeschwungenen Betrieb (anrechenbarer Nutzen 91.575 Euro abzüglich 36.000 Euro laufender Kosten); Bandbreite rund 11.800 Euro (vorsichtig) bis rund 97.100 Euro (optimistisch).
6. Amortisationsdauer	Rund 17 Monate, gerechnet mit Anlauffaktor 0,6 im ersten Jahr; Einmalkosten 42.000 Euro; im vorsichtigen Fall keine Amortisation in drei Jahren.
7. Barwert über 3 Jahre	Rund 67.000 Euro bei 8 Prozent Abzinsung (erwarteter Fall); Bandbreite rund minus 32.000 Euro bis rund 208.000 Euro.
8. Tragende Annahmen	Zurechnungsanteil 0,75, weil parallel der Freigabe-Workflow vereinfacht wurde; Umsetzungsquote Kapazität 0,5, weil erst die Hälfte der frei gewordenen Stunden nachweislich umgewidmet ist; Umsetzungsquote Qualität 0,7, weil sich ein Teil der Klärarbeit verlagert; die Umsetzungsquote Kapazität dominiert das Ergebnis.
9. Top-3-Risiken und Gegenmaßnahmen	Umsetzungsquote bleibt unter 0,5: Kapazitätsplan der Buchhaltungsleitung mit Zeiterfassungs-Nachweis bis 31.01.2027. Lieferantenformate ändern sich und die Fehlerquote steigt: monatliche Stichprobe von 200 Belegen durch die Fachbereichs-Freigabe, laufend ab November 2026. Modellpreise steigen über Plan: Kostendeckel und Ausweichmodell über die zentrale Zugangsschicht, Vertragsprüfung durch den Einkauf bis 30.11.2026.
10. Readiness-Score	Datenbasis 7,5 · Architektur 6,7 · Sicherheit 7,0 · Recht und Nachweis 7,1 · Betrieb 6,4 · Organisation 8,0 (Prüfdatum 30.09.2026); alle acht KO-Kriterien nachgewiesen, keines auf 0; Freigaberegel nach Arbeitshilfe A erfüllt, Lückenliste in Anlage 3.
11. Beantragte Entscheidung	Die Geschäftsführung gibt den Produktivgang auf den gesamten Rechnungseingang zum 01.11.2026 frei, mit einer Auflage: monatliche Fehlerraten-Stichprobe, bis drei Messungen in Folge unter 2,5 Prozent liegen.
12. Nächster Messtermin	31.01.2027: Nachmessung der Umsetzungsquote Kapazität per Zeiterfassung und Kapazitätsplan; verantwortlich ist die Leitung Buchhaltung, Bericht an die Geschäftsführung im Februar 2027.

Die Lesart des Beispiels: Der erwartete und der optimistische Fall tragen, der vorsichtige Fall kippt ins Minus. Die Entscheidung hängt an einer Führungsgröße, der Umwidmung der frei gewordenen Kapazität. Genau deshalb zielt der nächste Messtermin auf diese eine Annahme.

Die fünf häufigsten Fehler

1. Die Vorlage zeigt nur den Erwartungsfall. Bandbreite und vorsichtiger Fall fehlen. Konsequenz: Die erste kritische Nachfrage entzaubert die Rechnung, das Gremium vertagt, und jede spätere Vorlage startet mit Misstrauen.
2. Eingesparte Stunden werden voll in Euro verwandelt. Umsetzungsquote und Zurechnungsanteil fehlen. Konsequenz: Der Nutzen steht nur auf dem Papier, das Controlling findet ihn nie im Ergebnis wieder, und das Programm verliert seinen Wirtschaftlichkeitsanker.
3. Der Readiness-Nachweis wird durch Zufriedenheit ersetzt. Nutzerlob ersetzt Protokoll, Rückfallweg und Rechteprüfung. Konsequenz: Das System geht mit offenem KO-Kriterium produktiv, der erste Vorfall trifft ein Haus ohne Eingriffsweg, und aus dem Projektrisiko wird ein Unternehmensrisiko.
4. Pilotwerte werden ungeprüft auf den Regelbetrieb hochgerechnet. Anlauffaktor und Nachmessung fehlen. Konsequenz: Amortisation und Barwert sind systematisch geschönt, die Zielverfehlung ist programmiert und diskreditiert auch die ehrlichen Rechnungen des Portfolios.
5. Es gibt keinen nächsten Messtermin. Mit der Freigabe endet die Messung. Konsequenz: Die kritischste Annahme wird nie belegt, der Ergebnisbeitrag bleibt Behauptung, und bei der Budgetrunde fehlt der Nachweis für die Fortführung.

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