Bei drei Prozent Marge entscheidet ein vergessener Nachtrag über das Jahresergebnis. Da hört bei mir die Technikromantik auf

Steckbrief
Branche	Bauhauptgewerbe, Hoch- und Schlüsselfertigbau, öffentliche und gewerbliche Auftraggeber
Unternehmensgröße	ca. 350 Mitarbeiter, gut 60 im Büro, Rest gewerblich
Rolle	Geschäftsführender Gesellschafter, zweite Generation, seit 19 Jahren in der Verantwortung
KI-Stand	Kalkulationsunterstützung und Nachtragserkennung im Einsatz, sonst bewusst zurückhaltend

Dieses Gespräch ist ein typisiertes, redaktionell verdichtetes Interview: Person und Unternehmen sind fiktiv, die geschilderten Situationen, Zahlen und Konflikte folgen dokumentierten Mustern aus Studien und Rechtsprechung (Quellen am Ende).

Sie gelten im Kollegenkreis als Skeptiker beim Thema künstliche Intelligenz. Zu Recht?

Ich bin skeptisch bei allem, was mir Rendite verspricht, ohne meine Baustellen zu kennen, insofern ja. Wir sind ein Bauunternehmen mit 350 Leuten, kein Technologiekonzern, und ich habe nicht vor, einer zu werden. Unsere Umsatzrendite liegt in guten Jahren zwischen drei und fünf Prozent, das ist branchenüblich, die Statistik weist für das Baugewerbe ähnliche Größenordnungen aus. Bei solchen Margen gibt es kein Budget für Experimente, die nach zwei Jahren still entsorgt werden. Jeder Euro, den ich in Software stecke, fehlt erst mal beim Gerät oder beim Personal. Trotzdem, und jetzt kommt das Aber: Zwei Dinge haben mich umgestimmt, die Kalkulation und die Nachträge. Nicht weil ich Technik plötzlich liebe, sondern weil mir an genau diesen zwei Stellen die Leute fehlen und das Geld wegläuft.

Fangen wir mit der Kalkulation an. Was war das Problem?

Personalnot und Zeitdruck, beides zusammen. Ein guter Baukalkulator ist heute schwerer zu finden als ein guter Polier, und das will was heißen. Meine Kalkulationsabteilung, vier Leute, hat im Jahr um die 120 Ausschreibungen bearbeitet, öffentliche Leistungsverzeichnisse mit teils tausend Positionen. Da bleibt pro Angebot zu wenig Zeit, und unter Zeitdruck passieren die klassischen Fehler: Position falsch eingeschätzt, Massenansatz übernommen ohne Prüfung, Lohnanteil zu knapp. Ein einziges schiefes Angebot, das wir dann auch noch gewinnen, kann uns ein Jahresergebnis verhageln. Das ist das Perverse an unserer Branche: Der schlimmste Fall ist nicht das verlorene Angebot, sondern das gewonnene mit Kalkulationsfehler. Die Software liest jetzt die Leistungsverzeichnisse ein, gleicht Positionen mit unseren abgerechneten Projekten der letzten zwölf Jahre ab und markiert, wo unser Ansatz von der eigenen Historie abweicht. Sie kalkuliert nicht für uns. Sie widerspricht uns. Das ist genau das, was ich wollte.

Der schlimmste Fall ist nicht das verlorene Angebot. Es ist das gewonnene mit Kalkulationsfehler.

Und, widerspricht sie zu Recht?

Öfter, als mir lieb ist. Im ersten halben Jahr hat das System bei ungefähr jeder achten Position angeschlagen. Ein Teil davon war Unsinn, Sonderfälle, die keine Historie haben, ein Neubau mit Spezialgründung lässt sich nicht aus Altdaten ableiten. Aber ein harter Kern waren echte Funde: Transportkosten, die seit zwei Jahren mit veralteten Sätzen liefen. Eine Betonposition, bei der wir systematisch die Einbauleistung zu optimistisch angesetzt hatten, das haben uns die Nachkalkulationen schwarz auf weiß bestätigt. Mein ältester Kalkulator, der anfangs von Spielkram gesprochen hat, benutzt die Abweichungsliste heute als Erstes am Morgen. Überzeugt hat ihn nicht meine Ansage, sondern dass die Maschine einmal einen Fehler gefunden hat, den er selbst drei Wochen vorher übersehen hatte. So etwas wirkt bei einem Mann mit dreißig Berufsjahren mehr als jede Schulung. Was das gebracht hat, kann ich seriös noch nicht in Prozenten sagen, dafür ist die Datenlage zu kurz. Was ich sagen kann: Zwei grobe Angebotsfehler in einem Jahr gefunden, bevor sie rausgingen. Jeder davon hätte sechsstellig gekostet.

Zweites Thema Nachträge. Warum ausgerechnet da?

Weil dort das ehrlichste Geld der Branche liegt, das klingt zynisch, ist aber so. Bei den heutigen Margen wird ein Projekt oft erst durch sauber durchgesetzte Nachträge auskömmlich, gestörte Bauabläufe, geänderte Leistungen, Behinderungen. Das Problem: Ein Nachtrag ist nur so gut wie seine Dokumentation, und die Dokumentation entsteht auf der Baustelle, nebenbei, von Leuten, die eigentlich bauen sollen. Meine Bauleiter führen Bautagebücher, schreiben Mails, machen Fotos, aber der Anspruch versteckt sich in diesem Wust. Wir haben nachweislich Geld liegen lassen, ich schätze über die Jahre einen mittleren sechsstelligen Betrag, weil Behinderungsanzeigen zu spät kamen oder der Schriftverkehr die Anspruchsgrundlage nicht hergab. Das System durchsucht jetzt Bautagebücher und Projektkorrespondenz nach Anhaltspunkten, geänderte Ausführung, Stillstand, fehlende Vorleistung, und legt dem Bauleiter eine Liste vor: Hier könnte ein Nachtragstatbestand vorliegen, hier fehlt die Anzeige. Entscheiden tut der Bauleiter, zusammen mit unserem Nachtragsmann im Büro.

Funktioniert das?

Teils, und ich sage Ihnen auch, wo es klemmt. Die Erkennung findet tatsächlich Vorgänge, die früher durchgerutscht wären, im letzten Jahr zwei Behinderungsanzeigen, die wir ohne den Hinweis verschlafen hätten, eine davon hat sich in Geld verwandelt. Aber: Das System ist nur so gut wie das, was die Baustelle hineinschreibt. Ein Bautagebuch mit drei dürren Zeilen pro Tag gibt auch der besten Maschine nichts her. Wir mussten also zuerst die Dokumentationsdisziplin heben, Diktierfunktion, Fotopflicht bei Abweichungen, feste Stichworte. Das war der eigentliche Kraftakt, und er hat mit KI nichts zu tun, das ist Führung. Es gab auch Reibung: Ein Bauleiter hat sich beschwert, er sei jetzt Datenerfasser statt Baumeister. Verstehe ich sogar. Meine Antwort war trotzdem hart: Wer den Nachtrag nicht dokumentiert, verschenkt das Geld seiner Kollegen. Seitdem steht die Dokumentationsqualität in der Bauleiterrunde neben den Baustellenergebnissen. Nicht beliebt. Aber wirksam.

Ein Bautagebuch mit drei dürren Zeilen pro Tag gibt auch der besten Maschine nichts her.

Sie sagen, Sie seien kein Tech-Konzern. Wo ziehen Sie die Grenze?

Bei allem, was uns abhängig macht, ohne uns stärker zu machen. Ich habe Angebote auf dem Tisch gehabt für Kamera-Drohnen mit Baufortschrittserkennung, für vollautomatische Bauzeitenpläne, für einen Assistenten, der mit dem Bauherrn korrespondiert. Alles vorstellbar, manches davon machen Konzerne ja vor. Aber ich habe sechzig Leute im Büro, keinen einzigen Informatiker darunter, und unser Systemhaus sitzt zwei Orte weiter und macht vor allem Server und Telefone. Jedes zusätzliche System muss von diesen Leuten betrieben, verstanden und im Zweifel gekündigt werden können. Deshalb meine drei Fragen an jeden Anbieter: Was passiert mit meinen Kalkulationsdaten, geografisch und vertraglich? Was kostet der Ausstieg? Und läuft es weiter, wenn Ihr Start-up nächstes Jahr verkauft wird? Bei zwei von drei Anbietern wird es nach diesen Fragen still. Dann weiß ich Bescheid. Unsere Kalkulation ist unser Betriebsgeheimnis, das gebe ich nicht in ein System, das ich nicht kontrolliere.

Wie stehen Ihre Leute auf den Baustellen zu dem Thema?

Gelassener als die Debatte vermuten lässt, die Aufregung findet eher in den Verbandszeitschriften statt. Ein Polier hat mir gesagt: Solange das Ding mir nicht erzählt, wie man schalt, soll es ruhig Papierkram machen. Das trifft die Stimmung ganz gut. Die gewerblichen Kollegen haben handfestere Sorgen, Fachkräftemangel, Termindruck, und ehrlich gesagt betrifft KI sie bisher kaum, unsere Anwendungen laufen im Büro. Beim Büropersonal gab es mehr Unruhe, gerade in der Abrechnung, da kamen Fragen, ob die Stellen bleiben. Meine Zusage: Niemand verliert wegen dieser Systeme den Arbeitsplatz, aber Aufgaben verschieben sich, und Weiterbildung ist keine Einladung, sondern Erwartung. Einen Betriebsrat haben wir übrigens, und der war beim Thema Nachtragserkennung schneller einverstanden als ich dachte, unter einer Bedingung: keine Auswertung, welcher Bauleiter wie viele versäumte Anzeigen produziert. Fand ich erst lästig. Inzwischen finde ich es klug, es hält das Werkzeug sauber.

Was halten Sie von den Produktivitätsversprechen, die für Ihre Branche kursieren?

Wenig, solange sie pauschal daherkommen. Ich lese Studien, in denen zweistellige Produktivitätssprünge für die Bauwirtschaft stehen, und dann schaue ich auf meine Realität: Ein Drittel der Bürozeit geht für Vorschriften, Nachweise und Vergabeformalien drauf, der Normenkontrollrat beziffert die Bürokratielast der Wirtschaft auf Milliarden im Jahr, und jede Ausschreibung wird formal strenger statt einfacher. Da hilft mir keine Prognose, da hilft mir ein Werkzeug, das eine konkrete Stunde spart. Genau daran messe ich: Die Kalkulationsprüfung spart nachweislich Stunden und hat zwei teure Fehler abgefangen. Die Nachtragserkennung hat sich über einen einzigen durchgesetzten Nachtrag mehr als bezahlt. Das sind meine Zahlen, aus meinem Betrieb, dafür lege ich die Hand ins Feuer. Für Branchenprozente aus Studien lege ich sie nicht ins Feuer, die dürfen andere verkünden.

Da hilft mir keine Prognose. Da hilft mir ein Werkzeug, das eine konkrete Stunde spart.

Wenn Sie an die nächsten fünf Jahre denken: Was macht Ihnen mehr Sorgen, die Technik oder der Markt?

Der Markt, ohne Zögern. Die öffentliche Auftragslage schwankt mit jedem Haushalt, der Wohnungsbau liegt am Boden, die Lohnkosten steigen schneller als die Preise, die wir durchsetzen können. Gegen diese Gemengelage ist jede Softwarefrage zweitrangig. Aber, und deshalb beschäftige ich mich überhaupt damit: Genau in so einem Markt entscheidet die Kostenwahrheit. Wer seine Kalkulation im Griff hat und seine Nachträge durchsetzt, übersteht auch magere Jahre. Wer beides schleifen lässt, den sortiert der Markt aus, mit oder ohne künstliche Intelligenz. Insofern ist meine Haltung am Ende einfach: KI ist bei uns kein Aufbruch und keine Vision, sie ist Werkzeugpflege. Der Zimmermann kauft auch keine Kettensäge, weil sie modern ist, sondern weil das Beil zu langsam ist. Und wenn die Säge nichts taugt, fliegt sie raus. So halte ich das mit der Software auch.

Was aus diesem Gespräch mitzunehmen ist

• Bei Margen von drei bis fünf Prozent rechnet sich KI im Bau über Fehlervermeidung und Anspruchssicherung: Kalkulationsprüfung gegen die eigene Projekthistorie und Nachtragserkennung aus Bautagebüchern statt Prestige-Projekten.
• Die Nachtragserkennung steht und fällt mit der Dokumentationsdisziplin der Baustelle. Der eigentliche Aufwand ist Führungsarbeit, nicht Technik.
• Anbieterauswahl nach Kontrollfragen: Verbleib der Kalkulationsdaten, Ausstiegskosten, Fortbestand des Anbieters; Kalkulationsdaten als Betriebsgeheimnis nicht in unkontrollierte Systeme geben.

Quellen der typisierten Muster

1. BVMB, Bundesvereinigung Mittelständischer Bauunternehmen: Analyse „Preistreiber“ mit Kostenstruktur und Umsatzrendite im Baugewerbe (5,7 Prozent für 2023), 2025, Margendruck durch Material-, Lohn- und Bürokratiekosten.
2. KI-Fortschrittszentrum (Fraunhofer IAO / IPA): Studie „KI in der Bauwirtschaft“, 2025, erprobte Einzellösungen in Planung, Realisierung und Betrieb; frühe Umsetzungsphase im Mittelstand, Datenqualität als Kernhürde.
3. Nationaler Normenkontrollrat: Jahresbericht zur Bürokratielast, 2024, Erfüllungsaufwand rechtlicher Vorgaben von rund 14 Milliarden Euro pro Jahr, Bau überdurchschnittlich betroffen.
4. Deutscher Mittelstands-Bund / Salesforce: „KI-Index Mittelstand 2025“, 2025, nur rund ein Drittel der Mittelständler nutzt KI, 43 Prozent ohne Strategie; fehlendes Wissen und rechtliche Unsicherheit als Haupthemmnisse.
5. Bitkom: Studienbericht „Digitalisierung des Handwerks“, 2025/2026, IT-Sicherheits- und Datenschutzbedenken (96 Prozent) sowie Investitionskosten (69 Prozent) als dominante Hemmnisse in bau- und handwerksnahen Betrieben.

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